młodszy specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu w systemie CITS,
• przyjmowanie dokumentacji od interesantów, kurierów, Urzędu Pocztowego i prawidłowy podział między komórki organizacyjne Urzędu,
• udzielanie informacji ustnej oraz telefonicznej interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
• prowadzenie bazy danych korespondencji wychodzącej z Urzędu,
• bieżąca współpraca z pracownikami Urzędu oraz kontrola prawidłowego odbioru korespondencji z Kancelarii Głównej,
• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu drogą elektroniczną, obsługa skrzynki pocztowej BIP, EUP, ESP, oraz wiadomości faksowych,
• zamawianie artykułów biurowych na potrzeby Kancelarii Głównej,
• prowadzenie zestawienia kosztów za usługi Pocztowe realizowane na rzecz Urzędu, sprawdzanie poprawności wystawionych faktur oraz nadzór nad prawidłowym przygotowaniem dokumentacji do wysyłki przez sekretariaty departamentów.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe
• umiejętność biegłej obsługi programów Microsoft Office,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• odporność na stres,
• komunikatywność,
• samodzielność,
• umiejętność pracy w zespole,
• wysoka kultura osobista,
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• doświadczenie zawodowe: doświadczenia w administracji publicznej.
• znajomość obsługi programu do elektronicznej ewidencji korespondencji,
• znajomość struktury Urzędu i zasad funkcjonowania administracji publicznej,
• znajomość Instrukcji Kancelaryjnej i zasad Archiwizacji dokumentacji,
• znajomość zasad postępowania z dokumentacją elektroniczną,
• przeszkolenie w zakresie obsługi klienta oraz podpisu elektronicznego,

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• oświadczenia kandydata: o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji, o korzystaniu z pełni praw publicznych, o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo skarbowe do pobrania na stronie http://www.urpl.gov.pl w zakładce praca – druki dla osób ubiegających się o pracę,
• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) do pobrania na stronie http://www.urpl.gov.pl w zakładce praca – druki dla osób ubiegających się o pracę,
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań dodatkowych.

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 31.03.2017
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, Aleje Jerozolimskie181C, 02-222 Warszawa,
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Metody i techniki naboru:
I etap - formalna weryfikacja dokumentów złożonych przez kandydatkę/ kandydata,
II etap - rozmowa z kandydatką/kandydatem:
- metoda sprawdzenia znajomości jęz. obcego ( rozmowa prowadzona w jęz. angielskim).

Dokumenty należy składać lub przesłać pocztą, z dopiskiem w liście motywacyjnym ”Młodszy specjalista w Kancelarii Głównej w Biurze Administracyjno - Gospodarczym” oraz numerem ogłoszenia.

Inne informacje:
Oferty nadesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
Kandydatki/kandydaci spełniające/spełniający wymagania formalne zapraszane/zapraszani są na rozmowę kwalifikacyjną, o czym powiadamiane/powiadamiani są telefonicznie lub drogą mailową.
Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne.
Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 / 4921143.

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane: list motywacyjny, życiorys, oświadczenia oraz kwestionariusz osobowy.