referent

do spraw: kancelaryjno-archiwalnych

w Dziale Administracyjno-Gospodarczym

Miejsce wykonywania pracy:

Kielce

Adres urzędu:

Archiwum Państwowe w Kielcach, ul. J.Kusocińskiego 57, 25-045 Kielce

WARUNKI PRACY

Praca biurowa wykonywana 8 godzin dziennie w siedzibie urzędu, związana z obsługą klienta zewnętrznego (częste kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe). Praca z materiałami archiwalnymi (kontakt z kurzem archiwalnym, czynnikiem alergennym, zanieczyszczeniami mikrobiologicznymi akt), wymagająca wysiłku fizycznego w związku ze zdejmowaniem i umieszczaniem akt na regałach o wysokości do 2 metrów oraz z przenoszeniem akt. Budynek jest przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową, wyposażony jest w podjazd, windy oraz odpowiednio dostosowane pomieszczenia sanitarne. Budynek wyposażony jest w system kontroli dostępu. Stanowisko pracy wyposażone jest w sprzęt biurowy, w tym w monitor ekranowy. Oświetlenie na stanowisku pracy jest naturalne i sztuczne.

ZAKRES ZADAŃ

obsługa archiwum zakładowego oraz składu chronologicznego i elektronicznego
rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej z urzędu z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz przekazywanie zarejestrowanych spraw do dekretacji i realizacji
obsługa elektronicznych kanałów komunikacyjnych (e-mail, e-PUAP)
przygotowanie i wysyłka korespondencji tradycyjnej z wykorzystaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
uwierzytelnianie kopii, odpisów, reprodukcji materiałów archiwalnych
obsługa klientów urzędu w zakresie udzielania informacji, m.in. o postępie zleconych przez nich spraw
dbanie o bieżące potrzeby materiałowe - kancelaryjne urzędu
wspomaganie merytorycznych oddziałów urzędu w realizowanych przez nie zadaniach

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

Wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe: 6 miesięcy w obszarze archiwistyki lub obsługi kancelarii/punktu kancelaryjnego/sekretariatu
znajomość przepisów kancelarynych, w tym systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz obsługi i funkcjonowania archiwum zakładowego
znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
bardzo dobra umiejętność obsługi sprzętu biurowego (komputer, drukarka, skaner, kserokopiarka)
komunikatywność i orientacja na klienta
terminowość
wysoka kultura osobista, cierpliwość, opanowanie
umiejętność działania w sytuacjach stresowych i pod presją czasu
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

Wykształcenie: wyższe w zakresie archiwistyki lub studia podyplomowe z archiwistyki lub zarządzania dokumentacją lub ukończone kursy kancelaryjne, archiwalne
doświadczenie zawodowe: 3 miesiące w pracy biurowej - administracji
znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym oraz aktów wykonawczych do niej
umiejętność pracy w zespole
umiejętność organizacji pracy własnej
odpowiedzialność i systematyczność
sumienność i rzetelność

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

Życiorys/CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

Dokumenty należy złożyć do: 07.12.2017
Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Archiwum Państwowe w Kielcach, ul. J.Kusocińskiego 57, 25-045 Kielce

Opatrzone datą i podpisane: list motywacyjny, CV/życiorys, kopie wszystkich dokumentów i wymagane oświadczenia należy złożyć w zaklejonych kopertach z dopiskiem „nabór na stanowisko referenta ds. kancelaryjno-archiwalnych"

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Załączone kopie dokumentów powinny w sposób jednoznaczny potwierdzać wymagane wykształcenie oraz rodzaj i długość doświadczenia zawodowego.

Oferty otrzymane po terminie (liczy się data złożenia oferty w siedzibie Archiwum lub data stempla pocztowego), niekompletne oraz niespełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane.

Oferty kandydatek/kandydatów niezakwalifikowanych zostaną komisyjnie zniszczone.

Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni o terminie postępowania związanego z naborem telefonicznie lub na wskazany w dokumentach aplikacyjnych adres e-mailowy.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel.: 41 260 53 13.