referent

do spraw: archiwalno-kancelaryjnych

w Dziale Administracyjno-Gospodarczym

Miejsce wykonywania pracy:

Kielce

Adres urzędu:

Archiwum Państwowe w Kielcach, ul. Janusza Kusocińskiego 57, 25-045 Kielce

WARUNKI PRACY

Praca biurowa wykonywana 8 godzin dziennie w siedzibie urzędu, związana z obsługą klienta zewnętrznego (częste kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe). Praca z materiałami archiwalnymi (kontakt z kurzem archiwalnym, czynnikiem alergennym, zanieczyszczeniami mikrobiologicznymi akt), wymagająca wysiłku fizycznego w związku ze zdejmowaniem i umieszczaniem akt na regałach o wysokości do 2 metrów oraz z przenoszeniem akt. Budynek jest przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową, wyposażony jest w podjazd, windy oraz odpowiednio dostosowane pomieszczenia sanitarne. Budynek wyposażony jest w system kontroli dostępu. Stanowisko pracy wyposażone jest w sprzęt biurowy, w tym w monitor ekranowy. Oświetlenie na stanowisku pracy jest naturalne i sztuczne.

ZAKRES ZADAŃ

obsługa Archiwum Zakładowego oraz składu chronologicznego i elektronicznego w ramach EZD
rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z urzędu z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD) oraz przekazywanie zarejestrowanych spraw do dekretacji i realizacji
obsługa elektronicznych kanałów komunikacyjnych (m.in.: e-mail, e-PUAP) oraz przygotowanie i wysyłka korespondencji tradycyjnej, z wykorzystaniem EZD
uwierzytelnianie kopii, odpisów i reprodukcji materiałów archiwalnych dostarczanych przez pracowników merytorycznych realizujących sprawy zlecone przez interesantów
wspomaganie merytorycznych oddziałów Archiwum w realizowanych przez nie zadaniach
udzielanie informacji interesantom w zakresie realizacji zleconych przez nich spraw

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

Wykształcenie: średnie
staż pracy: 1 rok pracy w obszarze archiwistyki
ukończone kursy kancelaryjno-archiwalne
znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych do niej
znajomość zagadnień z zakresu stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w tym Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
bardzo dobra obsługa sprzętu biurowego (komputer, drukarka, skaner, kserokopiarka)
komunikatywność i orientacja na interesanta
terminowość
wysoka kultura osobista, cierpliwość, opanowanie
umiejętność działania w sytuacjach stresowych
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
znajomość na poziomie komunikatywnym jednego z języków obcych: angielski, niemiecki, rosyjski
umiejętność pracy w zespole
umiejętności organizacyjne
odpowiedzialność i systematyczność
sumienność i rzetelność

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

Życiorys/CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

Dokumenty należy złożyć do: 26.10.2017
Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Archiwum Państwowe w Kielcach, ul. Janusza Kusocińskiego 57, 25-045 Kielce

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

List motywacyjny, kopie załączonych dokumentów i wymagane oświadczenia powinny być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem. Dokumenty należy składać w zaklejonych kopertach z dopiskiem „nabór na stanowisko referenta ds. archiwalno-kancelaryjnych".

Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni o terminie postępowania związanego z naborem telefonicznie lub na wskazany w dokumentach aplikacyjnych adres e-mailowy.
Oferty otrzymane po terminie (liczy się data złożenia oferty w siedzibie Archiwum lub data stempla pocztowego), niekompletne oraz niespełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane.
Oferty kandydatek/kandydatów niezakwalifikowanych zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel.: 41 260 53 13.