specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Wykonywanie czynności związanych z koordynacją organizacji pracy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania w szczególności: obsługa połączeń telefonicznych, prowadzenie kalendarza pracy, a także organizowanie i koordynowanie sprawnego przebiegu spotkań Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania.
• Wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej), w szczególności: rejestrowanie w systemie EZD dokumentacji zewnętrznej wpływającej do sekretariatu, zapewnienie prawidłowej, zgodnej z dekretacją, dystrybucji dokumentów oraz prowadzenie teczek aktowych Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania stosownie do postanowień Instrukcji Kancelaryjnej.
• Wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem sprawozdań z zakresu pobierania opłat publicznoprawnych i opłat skarbowych.
• Przygotowywanie dokumentów dotyczących podróży służbowych Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania, Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i pracowników Departamentu.
• Redagowanie pism oraz przygotowywanie dokumentów, prezentacji, raportów, analiz, zestawień z zakresu kompetencji Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania.
• Sporządzanie wniosków o zawarcie umów zleceń i umów o dzieło oraz projektów tych umów w zakresie objętym kompetencjami Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania.
• Koordynowanie zaopatrzenia Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania, Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i pracowników Departamentu w artykuły biurowe i spożywcze.
• Prowadzenie bazy informacji dotyczących urzędów, instytucji, firm (m.in. numerów telefonów, osób zajmujących w nich kierownicze stanowiska, itp.).

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej
• Umiejętność sporządzania pism (z wykorzystaniem edytora tekstu MS Word)
• Znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność organizacji pracy własnej
• Komunikatywność

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopia zaświadczenia (certyfikatu) potwierdzającego znajomość języka angielskiego na pozimie B1.

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 19.03.2020
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Główny Inspektorat Farmaceutyczny
  ul. Senatorska 12
  00-082 Warszawa
  z dopiskiem „Specjalista ds. obsługi sekretarskiej"
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

• Administrator danych i kontakt do niego: Główny Inspektorat Farmaceutyczny
• Kontakt do inspektora ochrony danych: iod@gif.gov.pl
• Cel przetwarzania danych:
  przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
• Informacje o odbiorcach danych: dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom
• Okres przechowywania danych:
  czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
• Uprawnienia:
  1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  4. prawo do usunięcia danych osobowych;
     - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
  5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
• Podstawa prawna przetwarzania danych:
  
  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
• Informacje o wymogu podania danych:
  Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.
  
  Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
  
  Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Naszym Pracownikom oferujemy:
•   stabilne zatrudnienie na umowę o pracę,
•   regularnie wypłacane wynagrodzenie,
•   dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
•   „trzynaste” wynagrodzenie,
•   wypłaty z funduszu nagród – uzależnione od wyników pracy,
•   możliwość udziału w szkoleniach,
•   możliwość refundacji kosztów nauki języka i studiów podyplomowych,
•   dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze,
•   możliwość wykupienia dodatkowego ubezpieczenia na życie,
•   dogodną lokalizację (dojazd metrem, liniami tramwajowymi i autobusowymi),
•   wsparcie na etapie wdrażania do pracy,
•   pracę w przyjaznej atmosferze.

Oferty otrzymane po terminie zostaną uznane za niespełniające wymagań formalnych (decyduje data wpływu do Urzędu).
Przed złożeniem aplikacji prosimy o zapoznanie się z informacjami zamieszczonymi na stronie www.gif.gov.pl w zakładce o GIF/Kariera/ Ogłoszenia o wolnych stanowiskach.

Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:
- życiorys i list motywacyjny muszą być własnoręcznie podpisane,
- wymagane oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznie podpisane,
- dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni,
- w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu,
- w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego,
- w przypadku kandydatów, którzy nie przedstawią kopii certyfikatu językowego na wymaganym w ogłoszeniu poziomie, zostanie przeprowadzony sprawdzian znajomości j. angielskiego,
- spełnienie wymagania w zakresie długości doświadczenia zawodowego/ stażu pracy należy udokumentować kopiami dokumentów jednoznacznie potwierdzającymi zamknięty okres świadczenia pracy (m.in. kopiami świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu).
Umowy o pracę, umowy cywilnoprawne nie są dokumentami potwierdzającymi okresy doświadczenia zawodowego.
- aplikacje powinny zawierać adres e-mail oraz numer telefonu.

Uwaga! Weryfikacja spełnienia przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części "dokumenty i oświadczenia niezbędne". W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Kandydaci spełniający wymagania formalne zostaną zakwalifikowani do dalszych etapów naboru, o czym zostaną powiadomieni e-mailem (w razie braku możliwości kontaktu drogą elektroniczną - telefonicznie). Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane.
Po zakończeniu naboru oferty kandydatów niezatrudnionych zostaną komisyjnie zniszczone.

Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne spełniające wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem tel. (22) 44-10-734 lub 735.