starszy referent

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• rejestrowanie wpływającej korespondencji i przekazywanie jej pracownikom zgodnie z dekretacją dyrektora wydziału;
• przyjmowanie i kompletowanie pism do podpisu oraz przekazywanie ich na stanowiska pracy za pośrednictwem systemu EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) lub w formie papierowej;
• prowadzenie ewidencji obecności pracowników wydziału, a także urlopów, zwolnień lekarskich, wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy;
• prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi, zgłaszanie zapotrzebowania na materiały biurowe;
• przyjmowanie klientów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do dyrektora wydziału oraz udzielanie informacji;
• prowadzenie terminarza spotkań dyrektora wydziału oraz informowanie o terminach załatwiania spraw w wydziale;
• redagowanie i przepisywanie krótkich pism na polecenie dyrektora wydziału.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• znajomość struktury organizacyjnej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie (Statut Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, Regulamin Organizacyjny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie),
• znajomość struktury organizacyjnej Wydziału,
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej,
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie,
• znajomość Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych,
• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• rzetelność i terminowość
• zorientowanie na osiąganie celów
• doskonalenie zawodowe
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• doświadczenie zawodowe: co najmniej 1 rok na stanowisku sekretarsko-biurowym,
• ukończone kursy: dla sekretarek lub asystentek,
• umiejętność obsługi urządzeń technicznych lub narzędzi informatycznych.

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie ukończonych kursów dla sekretarek lub asystentek

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 21.11.2019
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie
  Al. Marsz. J. Piłsudskiego 7/9
  10-575 Olsztyn
  (pok. 121)
  
  z dopiskiem "ogłoszenie nr (właściwy dla danego ogłoszenia)" na liście motywacyjnym
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

1.     Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach realizowanych zadań jest Wojewoda Warmińsko-Mazurski, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9, 10-575 Olsztyn.

2.     W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – email: iod@uw.olsztyn.pl

3.     Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy w korpusie służby cywilnej organizowanego na podstawie ustawy o służbie cywilnej.

4.     Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy, tj.: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

5.     Inne Państwa dane osobowe, np. numer telefonu, adres mailowy, wizerunek (zdjęcie), przetwarzane będą na podstawie Państwa zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

6.     Jeżeli w dokumentach zawarte są dane szczególne ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne lub biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

7.     Informujemy, iż dane osobowe będą przetwarzane:

a)     przez okres niezbędny do realizacji procesu naboru:

-      jeśli Państwa kandydatura nie zostanie uwzględniona w protokole z naboru, Państwa oferty będą niszczone w ciągu miesiąca od dnia zakończenia naboru, za wyjątkiem ewentualnych oryginałów dokumentów, które będą odsyłane,

-      w przypadku uwzględnienia Państwa kandydatury w protokole z naboru Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 3 miesiące od dnia nawiązania stosunku pracy z kandydatem wybranym po rozmowie kwalifikacyjnej, z zachowaniem przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji,

b)     do czasu odwołania zgody,

c)     w przypadku nawiązania stosunku pracy dane będą przetwarzane na podstawie Kodeksu Pracy i ustawy o służbie cywilnej.

8.     Informacje o odbiorcach danych:

a)     w przypadku spełnienia wymagań formalnych naboru, Państwa dane osobowe w zakresie imienia i nazwiska będą upowszechniane w Biuletynie Informacji Publicznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu,

b)     jeśli Państwa kandydatura zostanie uznana za najlepszą w procesie naboru, Państwa dane osobowe w zakresie imienia i nazwiska oraz miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego będą upowszechniane w Biuletynie Informacji Publicznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, na tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu Wojewódzkiego oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

c)     Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz administratora danych osobowych, takim jak operator pocztowy - Poczta Polska.

9.     Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje prawo do żądania od administratora danych osobowych dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

10.  Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11.  Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

   Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną;
   do składania ofert zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania zawarte w ogłoszeniu;
   oświadczenia kandydatów o treści innej niż wskazana w ogłoszeniu o naborze uznawane będą za nieprawidłowe, a tym samym aplikacje nie będą spełniać wymagań formalnych;
   oświadczenia, list motywacyjny i CV muszą być podpisanie własnoręcznie;
   lista kandydatów spełniających wymagania formalne oraz informacje na temat terminu i miejsca naboru dostępne będą na stronie https://www.gov.pl/web/uw-warminsko-mazurski oraz na tablicy ogłoszeń w holu głównym W-M UW w Olsztynie w ciągu 30 dni od upływu terminu składania ofert;
   oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego). Niekompletne dokumenty nie zostaną zakwalifikowane do dalszego etapu;
   dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane, po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną zniszczone;
   przewidywane wynagrodzenie zasadnicze na tym stanowisku to ok. 2 800 zł brutto;
   dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 89 52 32 484;
   wzór oświadczeń dostępny jest na stronie: https://www.gov.pl/web/uw-warminsko-mazurski/praca-w-urzedzie

Pracownikom oferujemy:
   „trzynaste wynagrodzenie”;
   ruchomy czas pracy – możliwość rozpoczęcia pracy pomiędzy godziną 7.00 a 8.00;
   pakiet szkoleń;
   możliwość dofinansowania innych form rozwoju zawodowego związanych ze stanowiskiem pracy;
   pakiet socjalny (dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika, karty sportowe);
   stabilność zatrudnienia;
   miłą atmosferę pracy.