sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrektorowi,
• prowadzenie ewidencji pism wpływających i wychodzących z Biura,
• prowadzenie terminarza spotkań, narad oraz informowanie o terminach załatwiania spraw w Biurze,
• koordynowanie przygotowania akt spraw przez wydziały oraz przygotowywanie akt spraw Biura w pozostałym zakresie, a następnie łączne przekazywanie akt do archiwum zakładowego,
• przekazywanie informacji od dyrektora i naczelników wydziałów oraz współpraca z sekretarzami pozostałych komórek organizacyjnych,
• redagowanie pism na polecenie dyrektora Biura, w tym w oparciu o dokumenty przedłożone przez dyrektora, naczelników lub pracowników Biura,
• prowadzenie spraw organizacyjnych Biura, w tym zamawianie, przyjmowanie i rozdzielanie materiałów biurowych dla pracowników Biura,
• obsługa urządzeń powielających i bindujących oraz dbałość o ich prawidłową konserwację i naprawy.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 1 rok i 6 miesięcy (powyżej) w zakresie obsługi sekretariatu
• Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
• Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość zasad obiegu korespondencji w administracji publicznej
• Ogólna znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie MS Word, Excel, poczty elektronicznej i Internetu
• Skuteczna komunikacja
• Rzetelność i terminowość
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie administracyjno-biurowe
• Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej
• Przeszkolenie dotyczące obiegu i archiwizacji dokumentów

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów potwierdzających powyżej 1,5 roku doświadczenia w pracy w zakresie obsługi sekretariatu (zaświadczenia pracy, świadectwa pracy, umowy cywilnoprawne, zakresy czynności, itp.)
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie administracyjno-biurowe
• Kopia dokumentu potwierdzającego przeszkolenie z zakresu obsługi kancelaryjnej
• Kopia dokumentu potwierdzającego przeszkolenie dotyczące obiegu i archiwizacji dokumentów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 17.06.2016
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Wyższy Urząd Górniczy
  Biuro Dyrektora Generalnego
  ul. Poniatowskiego 31
  40-055 Katowice
  Oferty, w zamkniętych kopertach
  z dopiskiem „Oferta pracy – BDG/sek./5a",
  należy wysyłać na ww. adres lub składać w Kancelarii Głównej.
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

W ofercie należy podać dane kontaktowe - adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.
Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.
Wzór oświadczenia zamieszczono na stronie internetowej www.wug.gov.pl.
Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.
Zakwalifikowane kandydatki lub zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni pisemnie.
Informacja o metodach i technikach naboru:
- sprawdzenie wiedzy - test wiedzy,
- sprawdzenie umiejętności obsługi komputera - wykonanie zestawu czynności na komputerze,
- sprawdzenie kompetencji: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja - wywiad kompetencyjny,
- sprawdzenie dotychczasowego doświadczenia zawodowego - rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. (32) 736-18-13.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.