sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrektora oraz zastępcom dyrektora
• prowadzenie komputerowej ewidencji pism wpływających i wychodzących z Departamentu,
• prowadzenie terminarza spotkań, narad oraz informowanie o terminach załatwiania spraw w Departamencie,
• archiwizowanie i przekazywanie akt spraw Departamentu do archiwum zakładowego,
• przekazywanie informacji od dyrektora i jego zastępców oraz współpraca z sekretarzami pozostałych komórek organizacyjnych,
• redagowanie pism na polecenie dyrektora Departamentu i przepisywanie projektów decyzji w oparciu o dokumenty przedłożone przez dyrektora, zastępców dyrektora lub pracowników Departamentu,
• zamawianie, przyjmowanie i rozdzielanie materiałów biurowych dla pracowników Departamentu,
• kontrolowanie prawidłowości wniesionych opłat skarbowych za załatwienie sprawy.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 1 rok i 6 miesięcy w zakresie obsługi sekretariatu
• Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Dobra znajomość zasad obsługi biurowej oraz zasad obiegu korespondencji
• Ogólna znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie MS Word, Excel, poczty elektronicznej i Internetu
• Skuteczna komunikacja
• Rzetelność i terminowość
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie administracyjno-biurowe
• Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających co najmniej 1,5 roku doświadczenia w pracy w zakresie obsługi sekretariatu (zaświadczenia pracy, świadectwa pracy, umowy cywilnoprawne, zakresy czynności, itp.)
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie administracyjno-biurowe
• Kopia dokumentu potwierdzającego przeszkolenie z zakresu obsługi kancelaryjnej

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 27.06.2018
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Wyższy Urząd Górniczy
  ul. Poniatowskiego 31
  40-055 Katowice
  Oferty, w zamkniętych kopertach
  z dopiskiem „Oferta pracy – OSG/sek./2A - zastępstwo",
  należy wysyłać na ww. adres lub składać w Kancelarii Głównej.
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Każdy kandydat przystępujący do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

• Administrator danych i kontakt do niego: Prezes Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach, ul. Ks. Józefa Poniatowskiego 31, 40-055 Katowice.
• Kontakt do inspektora ochrony danych: Wyższy Urząd Górniczy, ul. Poniatowskiego 31, 40-055 Katowice; email: iod@wug.gov.pl.
• Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej
• Informacje o odbiorcach danych: dane osobowe nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim, z wyjątkiem instytucji upoważnionych do tego z mocy prawa.
• Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska)
• Uprawnienia:
  • prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych; żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
• Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 22¹ Kodeksu pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

W ofercie należy podać dane kontaktowe - adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.
Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.
Wzór oświadczenia zamieszczono na stronie internetowej www.wug.gov.pl.
Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.
Zakwalifikowane kandydatki lub zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni pisemnie.
Informacja o metodach i technikach naboru:
- sprawdzenie wymagań formalnych - analiza dokumentów,
- sprawdzenie wiedzy - test wiedzy,
- sprawdzenie umiejętności obsługi komputera - wykonanie zestawu czynności na komputerze,
- sprawdzenie kompetencji: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja - wywiad kompetencyjny,
- sprawdzenie dotychczasowego doświadczenia zawodowego - rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. (32) 736-18-20.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.