referent

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Obsługa kancelaryjna Wydziału Infrastruktury celem ewidencjonowania korespondencji oraz zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Wydziale.
• Prowadzenie sekretariatu (w tym prowadzenie kalendarza spotkań dyrektora oraz zastępcy dyrektora, przekazywanie poleceń i ustaleń pracownikom, przyjmowanie gości i pieczętowanie dokumentów po podpisaniu ich przez dyrekcję) celem wsparcia pracy kierownictwa Wydziału Infrastruktury.
• Obsługa (bezpośrednia oraz telefoniczna) klientów celem udzielania im informacji umożliwiających sprawne załatwienie spraw w Wydziale Infrastruktury.
• Prowadzenie elektronicznego rejestru wniosków o pozwolenie na budowę i decyzji o pozwoleniu na budowę oraz rejestru zgłoszeń dotyczących budowy (RWDZ) celem przekazania informacji do Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Warszawie o wnioskach, które wpłynęły do Wydziału oraz zapewnienia zainteresowanym klientom dostępu do pożądanych treści.
• Wydawanie dzienników budowy (po uprzednim ich zarejestrowaniu) celem umożliwienia inwestorom dokumentowania w nich przebiegu robót budowlanych w ramach prowadzonych inwestycji.
• Zamawianie materiałów biurowych celem zapewnienia właściwego wyposażenia miejsc pracy pracowników Wydziału Infrastruktury.
• Prowadzenie książki delegacji służbowych oraz wprowadzanie wyjazdów służbowych pracowników Wydziału Infrastruktury do systemu kadrowego celem zapewnienia właściwej ewidencji ich czasu pracy.
• Prowadzenie elektronicznego wykazu o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie (RIOŚ) celem zapewnienia zainteresowanym klientom dostępu do pożądanych treści.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: co najmniej pół roku doświadczenia zawodowego w administracji publicznej lub/i w pracy biurowej
• umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office) na poziomie podstawowym
• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, komunikacja, współpraca
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość ustawy o służbie cywilnej (Rozdział 1 ,,Przepisy ogólne”)
• orientacja na klienta
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• CV i list motywacyjny
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Infrastruktury w zakresie wykraczającym poza katalog danych określonych w Kodeksie pracy oraz wynikających z ustawy o służbie cywilnej

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 06.12.2019
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Śląski Urząd Wojewódzki
  Biuro Obsługi Klienta
  ul. Jagiellońska 25, pok. 161, parter
  40 - 032 Katowice z dopiskiem "Oferta pracy – referent ds. obsługi sekretariatu Wydziału Infrastruktury"
  Dokumenty aplikacyjne można również wysłać przez ePUAP lub drogą mailową na adres rekrutacja@katowice.uw.gov.pl
  decyduje wówczas data wpływu do urzędu
  Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Administratorem Pana/Pani danych jest: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach, ul. Jagiellońska 25, 40-032 Katowice

Kontakt do inspektora ochrony danych: 32 20 77 975 lub iod@katowice.uw.gov.pl

Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Infrastruktury

Informacje o odbiorcach danych: podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa

Okres przechowywania danych: czas realizacji procedury naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Infrastruktury  (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata/wyłonionej kandydatki, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska) a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji w zakresie danych obejmujących imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania kandydata/kandydatki

Uprawnienia:

· prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie - cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem

· prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania - żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej

· prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Podstawa prawna przetwarzania danych: Kodeks pracy oraz ustawa o służbie cywilnej

Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, nie będą też profilowane

Każdy kandydat/każda kandydatka przystępujący/przystępująca do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Nasz Urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Wzory oświadczeń wymaganych przy składaniu dokumentów znajdują się na stronie internetowej Urzędu:
http://bip.katowice.uw.gov.pl/praca_w_urzedzie/Wzrory_oswiadczen.html oraz w linku pod ogłoszeniem.
W przypadku składania dokumentów pocztą elektroniczną wymagane w ogłoszeniu oświadczenia powinny być podpisane własnoręcznie przez kandydatki/kandydatów i przesłane w formie skanów. Kandydatki/kandydaci dopuszczeni do udziału w naborze są zobowiązani dostarczyć oryginały własnoręcznie podpisanych oświadczeń w czasie rozmowy kwalifikacyjnej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/data osobistego dostarczenia oferty do Urzędu). W przypadku wysłania dokumentów przez ePUAP lub drogą mailową decyduje data wpływu do urzędu.
Informacja o zakwalifikowaniu kandydatek/kandydatów do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na danym etapie będzie przekazywana kandydatkom/kandydatom przez pracowników Biura Organizacyjno-Budżetowego z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych przez kandydata/kandydatkę. Informację o niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru, każda kandydatka/każdy kandydat może pozyskać drogą telefoniczną.
Oferty kandydatów/kandydatek będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata/kandydatki w naborze. W okresie tym osoby, które brały udział w procedurze naboru mają prawo ich odbioru. Po upływie ww. okresu złożone dokumenty aplikacyjne będą niszczone. Zachęcamy osoby niepełnosprawne do składania ofert.
Dodatkowe informacje, w tym o wysokości proponowanego wynagrodzenia, można uzyskać pod numerami telefonów:
32 20-77-246 lub 32 20-77-796.

WZORY OŚWIADCZEŃ:

• Wzory oświadczeń oraz zgoda na przetwarzanie danych osobowych - Śląski Urząd Wojewódzki