referent

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Prowadzenie obsługi kancelaryjnej (w tym również rejestracja korespondencji wymagającej dostępu do informacji niejawnych - zastrzeżonej i poufnej) Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach (ŚUW) z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD) w celu dostarczenia korespondencji do klientów wewnętrznych (komórek organizacyjnych) i zewnętrznych Urzędu.
• Prowadzenie obsługi składu chronologicznego z wykorzystaniem systemu EZD w celu ewidencjonowania i zarządzania przesyłkami na nośniku papierowym i na informatycznych nośnikach danych, które włączono do prowadzenia wyłącznie w systemie EZD.
• Udzielanie klientom niezbędnych wskazówek i informacji oraz potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP celem zapewnienia właściwej obsługi klienta zewnętrznego oraz wsparcia Wieloosobowego stanowiska pracy do spraw obsługi klienta.
• Dokonywanie bieżącej kontroli zwracanej korespondencji w celu potwierdzenia prawidłowości wydatkowania środków publicznych oraz stwierdzenia zasadności dokonania przez operatora pocztowego zwrotu.
• Dokonywanie reklamacji pocztowych celem potwierdzenia prawidłowości wykonania usługi pocztowej.
• Weryfikowanie przyjmowanych przesyłek celem potwierdzania operatorowi pocztowemu właściwości adresata.
• Segregowanie i rejestrowanie z wykorzystaniem systemu EZD zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO).

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne" lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
• znajomość ustaw: o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych osobowych
• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• doświadczenie zawodowe: 1 rok w administracji publicznej na stanowiskach urzędniczych lub/i pracy biurowej
• znajomość języka angielskiego na poziomie podstawowym
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość ustawy o służbie cywilnej w zakresie statusu członka korpusu służby cywilnej
• znajomość Statutu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, orientacja na klienta

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,poufne" lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 12.06.2017
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Śląski Urząd Wojewódzki
  Biuro Obsługi Klienta
  ul. Jagiellońska 25, pokój 161, parter
  40 - 032 Katowice z dopiskiem "Oferta pracy – referent ds. obsługi kancelaryjnej”
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Wzory oświadczeń wymaganych przy składaniu dokumentów znajdują się na stronie internetowej Urzędu: bip.katowice.uw.gov.pl, w zakładce ,,Praca ŚUW” (wzory oświadczeń).
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/ data dostarczenia do Urzędu).
Informacja o zakwalifikowaniu kandydatek/kandydatów do kolejnego etapu naboru oraz
o metodach i technikach stosowanych na danym etapie będzie przekazywana kandydatkom/kandydatom przez pracowników Biura Organizacyjno-Budżetowego drogą telefoniczną lub – w razie niemożności skontaktowania się w ten sposób – drogą elektroniczną (e – mail).
Informację o niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru, każda kandydatka/każdy kandydat może pozyskać drogą telefoniczną. Oferty można odebrać w terminie 3 miesięcy od daty zakończenia naboru. Po tym terminie Komisja zastrzega sobie prawo do zniszczenia dokumentów. Zachęcamy osoby niepełnosprawne do składania ofert.
Nasz Urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Dodatkowe informacje, w tym o wysokości proponowanego wynagrodzenia, można uzyskać pod numerami telefonów: (032) 20-77-246 lub (032) 20-77-796.
Planowany termin zatrudnienia: lipiec 2017 r.