specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• realizacja procedury właściwego obiegu korespondencji i dokumentów w sekretariacie, przygotowanie i przekazywanie akt spraw jawnych sekretariatu do archiwum
• prowadzenie terminarza spotkań i narad Dyrektora Urzędu; prowadzenie terminarza sali konferencyjnej oraz grafiku załatwienia spraw w sekretariacie klientów wewnętrznych i zewnętrznych
• ewidencjonowanie skarg i wniosków wnoszonych w ramach przyjęć interesantów do Dyrektora Urzędu oraz protokołowanie skarg i wniosków wnoszonych ustnie
• udostępnianie informacji publicznej we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu i pełnomocnikiem ds. ochrony informacji niejawnych oraz prowadzenie rejestru udostępnionych informacji
• obsługa organizacyjna i prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora Urzędu
• monitorowanie oraz sprawowanie nadzoru nad terminową realizacją poleceń Dyrektora Urzędu
• gromadzenie i przechowywanie aktów prawnych dotyczących zakresu spraw prowadzonych przez Dyrektora Urzędu oraz sporządzanie opinii i dokumentacji w zakresie bieżącej realizacji zadań Dyrektora Urzędu, stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności sekretariatu
• kompleksowa obsługa sekretariatu Dyrektora Urzędu, w tym: obsługa spotkań, narad i posiedzeń, obsługa interesantów i gości Dyrektora; dbanie o estetykę, czystość, ład i porządek w sekretariacie i gabniecie Dyrektora Urzędu

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: 1 rok w obszarze praca biurowa
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego (B2 wg ESOKJ)
• znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań
• znajomość i biegła obsługa oprogramowania Microsoft Office
• umiejętność obsługi systemu informatycznego informacji prawnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe w obszarze: nauki humanistyczne, społeczne
• doświadczenie zawodowe: 1 rok w obszarze administracja publiczna
• certyfikat potwierdzający umiejętność prowadzenia sekretariatu w administracji publicznej
• certyfikat potwierdzający znajomość prawodawstwa morskiego Unii Europejskiej
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”
• wiedza w zakresie systemu zarządzania jakością
• umiejętność zarządzania zasobami
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, asertywność, komunikatywność

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 19.11.2016
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Urząd Morski w Gdyni
  Kancelaria Ogólna
  ul. Chrzanowskiego 10
  81-338 Gdynia
  z dopiskiem: Nr ogłoszenia o naborze - …………………
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

•   oferty niekompletne, w tym brak własnoręcznie podpisanych listu motywacyjnego i wymaganych oświadczeń oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego),
•   Urząd poinformuje osoby, które zakwalifikowały się do poszczególnych etapów naboru telefoniczne lub drogą elektroniczną, a brak kontaktu jest równoznaczny z niezakwalifikowaniem kandydata do dalszych etapów naboru,
•   aplikacje odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone,
•   proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto 2 582,15 zł
•   do składania ofert zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu
•   dodatkowe informacje można uzyskać pod nr. tel. : 58 355 31 72 lub 58 355 31 70