specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• prowadzenie sekretariatu w celu obsługi Kierownika jednostki i jego Zastępcy w zakresie administracyjno-organizacyjnym, zgodnego z instrukcją kancelaryjną,
• prowadzenie dzienników korespondencyjnych w celu obsługi kancelaryjnej jednostki w zakresie korespondencji wpływającej i wychodzącej z urzędu (system tradycyjny),
• prowadzenie rejestru wpływających faktur, decyzji administracyjnych oraz składanych skarg i wniosków w celu umożliwienia terminowego regulowania należności oraz terminowego załatwiania spraw,
• porządkowanie, kompletowanie i przedkładanie do podpisu oraz dekretacji, przez Kierownika jednostki, korespondencji w celu jej rozdysponowania do poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu,
• obsługa urządzeń biurowych i programów wspomagających, niezbędnych do właściwego funkcjonowania sekretariatu,
• redagowanie i pisanie pism zleconych przez Kierownika jednostki,
• prowadzenie terminarza spotkań, uczestniczenie w przygotowaniu i obsłudze narad, konferencji, spotkań,
• zamawianie oraz prowadzenie dystrybucji i ewidencji prenumerowanej prasy i czasopism,
• prowadzenie spisu spraw, archiwizowanie i przekazywanie do archiwum zakładowego akt spraw wytwarzanych w sekretariacie,
• obsługa systemu EZD jako systemu wspierającego system tradycyjny,
• przyjmowanie dokumentacji wpływającej, rejestracja w odpowiednich rejestrach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i rozdzielanie do właściwych komórek organizacyjnych celem jej dalszej dekretacji,
• zapewnienie prawidłowej wysyłki korespondencji wychodzącej – poprzez system EZD i tradycyjny,
• prowadzenie składu chronologicznego,
• zastępowanie osoby na stanowisku specjalista ds. EZD

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: co najmniej 6 miesięcy w zakresie prowadzenia i funkcjonowania sekretariatu oraz obsługi interesantów
• Dobra organizacja pracy
• Komunikatywność
• Wiedza w zakresie stosowania w praktyce instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt
• Umiejętność działania w sytuacjach stresowych
• Umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office ze szczególnym uwzględnieniem programów Word, Excel, PowerPoint)
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Znajomość regulacji prawnych obowiązujących w Kodeksie postępowania administracyjnego
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• doświadczenie zawodowe: co najmniej 3 miesiące pracy w jednostce administracji publicznej
• Znajomość podstaw KPA
• Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym w mowie i piśmie

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Zaświadczenia o odbyciu kursów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 13.11.2019
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku
  80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293
  Dopisek: Nr ogłoszenia w KPRM: 56498
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

• Administrator danych i kontakt do niego: POMORSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA, TEL. 58 309 49 11
• Kontakt do inspektora ochrony danych: email: iodo@gdansk.wios.gov.pl
• Cel przetwarzania danych:
  przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
• Informacje o odbiorcach danych: Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku 80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293
• Okres przechowywania danych:
  czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
• Uprawnienia:
  1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  4. prawo do usunięcia danych osobowych;
     - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
  5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
• Podstawa prawna przetwarzania danych:
  
  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
• Informacje o wymogu podania danych:
  Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.
  
  Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
  
  Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

Nabór kandydatek/kandydatów odbywa się III etapowo. I etap ocena dokumentów złożonych przez kandydatki i kandydatów do pracy pod kątem terminowości, kompletności i spełnienia pozostałych wymogów formalnych oraz ocena kandydatek i kandydatów na podstawie złożonych dokumentów. II etap to rozmowy kwalifikacyjne, na które zaproszone są te osoby których wykształcenie i ewentualne doświadczenie zawodowe odpowiada wykonywaniu obowiązków służbowych zamieszczonych w ofercie. III etap to rozmowy z kierownictwem WIOŚ, na które zapraszane są osoby wytypowane z II etapu. III etap kończy się wyborem
kandydatki lub kandydata na stanowisko określone w naborze. Kandydaci zakwalifikowani do kolejnych etapów naboru o ich terminie zostaną powiadomieni telefonicznie lub drogą elektroniczną. Wyniki naboru są opublikowane w BIP KPRM oraz siedzibie urzędu. Oferty osób niezatrudnionych będą zniszczone po upływie 7 dni roboczych od zakończenia naboru. Dodatkowych informacji udziela Naczelnik Wydziału Administracyjno-Technicznego Pani Beata Kozłowska tel. 58 765 95 43 oraz Pani Iwona Hrynkiewicz Główny specjalista ds. kadr, szkolenia i organizacji, tel. 58 765 95 54. Planowany termin zatrudnienia: listopad 2019 r. Zgadzam się na przetwarzanie danych na dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia naboru przez Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku z siedzibą przy Trakcie Św. Wojciecha 293 w Gdańsku. Przyjmuję do wiadomości, że podanie danych osobowych jest dobrowolne i konieczne do udziału w naborze. Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a w uzasadnionych przypadkach usunięcia, sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania. Dokumenty aplikacyjne przechowywane są do trzech miesięcy od zakończenia naboru. Pozostałe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w WIOŚ dostępne są na stronie: https://www.gdansk.wios.gov.pl/administracja/regulamin-ochrona-danych-osobowych.html email: iodo@gdansk.wios.gov.pl

WZORY OŚWIADCZEŃ:

• Oświadczenie w związku z ubieganiem się o stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej