specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• obsługa systemu EZD jako systemu wspierającego system tradycyjny,
• przyjmowanie dokumentacji wpływającej, rejestracja w odpowiednich rejestrach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i rozdzielanie do właściwych komórek organizacyjnych celem jej dalszej dekretacji,
• prowadzenie składu chronologicznego,
• obsługa EZD w zakresie: przyjmowania i odbierania przesyłek kierowanych do WIOŚ, w tym przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej,
• zapewnienie prawidłowej wysyłki korespondencji wychodzącej – poprzez system EZD,
• przyjmowanie, wysyłanie oraz prowadzenie ewidencji korespondencji (rejestr kancelaryjny) wychodzącej i wpływającej do WIOŚ w systemie tradycyjnym,
• obsługa urządzeń biurowych niezbędnych do właściwego funkcjonowania sekretariatu,
• wykorzystywanie w bieżącej pracy programów wspomagających pracę sekretariatu, tj. edytora tekstu Word, programu e-Puap, elektroniczny nadawca itp.,
• kompletowanie i przedkładanie do podpisu i dekretacji przez kierownika jednostki oraz jego zastępcę, dokumentów i korespondencji,
• redagowanie i pisanie pism zleconych przez kierownictwo jednostki,
• zamawianie oraz prowadzenie dystrybucji i ewidencji prenumerowanej prasy i czasopism,
• prowadzenie rejestru wpływających do WIOŚ dokumentów księgowych takich jak: rachunki, faktury, noty, itp.,
• prowadzenie ewidencji, wpływających do WIOŚ decyzji administracyjnych w systemie tradycyjnym, jeżeli dotyczy w systemie EZD,
• prowadzenie spisu spraw, archiwizowanie i przekazywanie do archiwum zakładowego, akt spraw wytwarzanych w sekretariacie,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,
• zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu ewentualnych niedociągnięć w zakresie p.poż. i bhp,
• udział związany z gospodarowaniem rzeczowymi składnikami majątku ruchomego – środkami trwałymi, środkami trwałymi w używaniu oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi w zakresie ich rejestrowania, oznakowania, przemieszczania, likwidacji,
• udział w prowadzeniu archiwum zakładowego WIOŚ – archiwizowanie, zabezpieczanie, przechowywanie, brakowanie wytwarzanych dokumentów,
• pomoc z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej w zakresie wytwarzania, znakowania i przechowywania wytwarzanych w komórkach organizacyjnych Inspektoratu, dokumentów,
• współdziałanie w realizacji zadań z pracownikami innych komórek organizacyjnych WIOŚ,
• zastępowanie, w trakcie nieobecności, specjalisty do spraw obsługi sekretariatu w wykonywaniu zadań realizowanych przez sekretariat,
• obsługa organizacyjna WIOŚ,
• wykonywanie innych poleceń przełożonych wynikających ze stosunku pracy.
• pomoc przy realizowaniu drobnych zakupów na potrzeby komórek organizacyjnych,
• przygotowywanie i obsługa organizacyjna narad, spotkań, szkoleń i konferencji itp.,
• sprawozdawczość w zakresie realizowanych zadań,

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: co najmniej 6 miesięcy na podobnym stanowisku pracy, w szczególności praca w administracji publicznej
• umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office ze szczególnym uwzględnieniem Word, PowerPoint i Excel))
• wiedza w zakresie stosowania w praktyce instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt
• znajomość ustawy o służbie cywilnej, ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie oraz zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• znajomość ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska
• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe
• prawo jazdy kat. B
• komunikatywna znajomość języka angielskiego
• umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji
• komunikatywność, asertywność

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Zaświadczenia o odbyciu kursów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 10.10.2019
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku
  80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293
  Dopisek: Nr ogłoszenia w KPRM: 54783
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

• Administrator danych i kontakt do niego: POMORSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA, TEL. 58 309 49 11
• Kontakt do inspektora ochrony danych: email: iodo@gdansk.wios.gov.pl
• Cel przetwarzania danych:
  przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
• Informacje o odbiorcach danych: Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku 80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293
• Okres przechowywania danych:
  czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
• Uprawnienia:
  1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  4. prawo do usunięcia danych osobowych;
     - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
  5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
• Podstawa prawna przetwarzania danych:
  
  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
• Informacje o wymogu podania danych:
  Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.
  
  Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
  
  Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

Nabór kandydatek/kandydatów odbywa się III etapowo. I etap ocena dokumentów złożonych przez kandydatki i kandydatów do pracy pod kątem terminowości, kompletności i spełnienia pozostałych wymogów formalnych oraz ocena kandydatek i kandydatów na podstawie złożonych dokumentów. II etap to rozmowy kwalifikacyjne, na które zaproszone są te osoby których wykształcenie i ewentualne doświadczenie zawodowe odpowiada wykonywaniu obowiązków służbowych zamieszczonych w ofercie. III etap to rozmowy z kierownictwem WIOŚ, na które zapraszane są osoby wytypowane z II etapu. III etap kończy się wyborem kandydatki lub kandydata na stanowisko określone w naborze. Kandydaci zakwalifikowani do kolejnych etapów naboru o ich terminie zostaną powiadomieni telefonicznie lub drogą elektroniczną. Wyniki naboru są opublikowane w BIP KPRM oraz siedzibie urzędu. Oferty osób niezatrudnionych będą zniszczone po upływie 7 dni roboczych od zakończenia naboru. Dodatkowych informacji udziela Naczelnik Wydziału Administracyjno-Technicznego Pani Beata Kozłowska tel. 58 765 95 43. Planowany termin zatrudnienia: październik 2019 r. Zgadzam się na przetwarzanie danych na dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia naboru przez Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku z siedzibą przy Trakcie Św. Wojciecha 293 w Gdańsku. Przyjmuję do wiadomości, że podanie danych osobowych jest dobrowolne i konieczne do udziału w naborze. Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a w uzasadnionych przypadkach usunięcia, sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania. Dokumenty aplikacyjne przechowywane są do trzech miesięcy od zakończenia naboru. Pozostałe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w WIOŚ dostępne są na stronie: https://www.gdansk.wios.gov.pl/administracja/regulamin-ochrona-danych-osobowych.html email: iodo@gdansk.wios.gov.pl

WZORY OŚWIADCZEŃ:

• Oświadczenie w związku z ubieganiem się o stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej