starszy specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• 1. Prowadzenie obsługi udziału Kierownictwa Ministerstwa w spotkaniach i posiedzeniach krajowych/ międzynarodowych: • obsługa logistyczna udziału przedstawicieli Ministerstwa w spotkaniach/ posiedzeniach, w tym: rezerwacja oraz zakup biletów i noclegów, rozliczanie delegacji, szacowanie kosztów dodatkowych związanych z wyjazdem zagranicznym Ministra, zlecanie załatwienia formalności paszportowo-wizowych, prowadzenie, we współpracy z KPRM, spraw dotyczących zgody na wyjazd zagraniczny Ministra oraz udostępnieniem rządowego samolotu specjalnego na podróże krajowe i zagraniczne Ministra, • prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem tłumaczenia podczas wizyt zagranicznych członków kierownictwa Ministerstwa, składanie wniosków dotyczących odpłatnego skorzystania przez osoby o statusie VIP/IP z Salonów VIP/IP w portach lotniczych; • administrowanie upominkami o charakterze reprezentacyjnym; • udział w spotkaniach i posiedzeniach.
• 2. Organizowanie spotkań i wydarzeń krajowych/ międzynarodowych Ministerstwa, w tym obsługa wizyt korpusu dyplomatycznego u członków kierownictwa Ministerstwa: • zapewnianie obsługi logistycznej spotkań i wydarzeń, w tym: transport, zakwaterowanie, catering, tłumaczenia, sale, wydruk materiałów, organizacja przyjęć oficjalnych, organizacja imprez kulturalnych, powitanie, pożegnanie i towarzyszenie delegacji podczas pobytu w Polsce; • administrowanie upominkami o charakterze reprezentacyjnym; • obsługa udziału prelegentów/ ekspertów zewnętrznych; • zapewnianie przestrzegania zasad protokołu dyplomatycznego, w tym: prowadzenie współpracy protokolarnej z KPRP, KPRM, Ministerstwem Spraw Zagranicznych, ambasadami i wydziałami ekonomiczno-handlowymi w Polsce, współpraca z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie odpowiadania na aplikacje ambasad o zorganizowanie wizyt kurtuazyjnych i roboczych; • udział w spotkaniach i wydarzeniach.
• 3. Organizowanie spotkań członków Kierownictwa: • organizowanie i obsługa protokolarna posiedzeń, spotkań, narad, etc.; • rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc.; • obsługa gości, interesantów.
• 4. Organizowanie i optymalizowanie zakupów towarów i usług w obszarze działania protokołu dyplomatycznego w MPiT: • przeprowadzanie rozeznania rynku; • negocjowanie cen i warunków dostaw towarów i usług; • dokonywanie bieżącej analizy stanu zapasów magazynowych; • opracowywanie planów zakupowych na podstawie analizy stanu zapasów magazynowych oraz potrzeb zgłaszanych przez komórki organizacyjne; • koordynowanie planowania i realizacji zakupów i dostaw towarów oraz usług zgodnie z bieżącymi potrzebami Ministerstwa; • kontrolowanie jakości zakupionych towarów i usług w celu wyeliminowania wadliwych i ustalenia najbardziej odpowiednich przy przyszłych zakupach.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe magisterskie
• doświadczenie zawodowe: 2 lata w obszarze współpracy międzynarodowej lub z partnerami zagranicznymi
• wiedza z zakresu protokołu dyplomatycznego
• wiedza z zakresu prowadzenia korespondencji dyplomatycznej
• znajomość struktury organizacyjnej MPiT
• wiedza z zakresu savoir-vivre
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, myślenie analityczne, kreatywność, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 08.11.2018
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Aplikacje można składać przez ePUAP lub wysłać na adres mailowy: rekrutacjampit@mpit.gov.pl
  Dokumenty można też przynieść lub wysłać na adres:
  MPiT BDG
  pl. Trzech Krzyży 3/5
  00-507 Warszawa
  z dopiskiem w liście motywacyjnym oraz w tytule maila: BM_86
  Kancelaria czynna w godz. 8.15-16.15
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe - klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L Nr 119, str. 1) zwanego dalej RODO, informuję, że:

1.      Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Przedsiębiorczości i Technologii, z siedzibą w Warszawie, Plac Trzech Krzyży 3/5, tel.: 22 262 98 99, 22 262 98 55.

2.      Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: iod@mpit.gov.pl

3.      Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO to jest na podstawie art. 221  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,  art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2018 r. o służbie cywilnej oraz w związku z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. na podstawie Pani/Pana zgody – w zakresie danych nie objętych zakresem ww. ustaw.

4.      Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji na wybrane stanowisko pracy w służbie cywilnej.

5.      Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom do tego uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów, w szczególności Pani/Pana imię i nazwisko, w przypadku spełnienia kryteriów formalnych naboru, stanowią informację publiczną i mogą być udostępniane w trybie przewidzianym ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764 z późn. zm.).

6.      Dane osobowe wybranego kandydata (imię, nazwisko i miejsce zamieszkania), umieszczane są w  miejscu  powszechnie  dostępnym  w  siedzibie urzędu, Biuletynie urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

7.      Pani/Pana dane osobowe, będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż 3 miesiące od zakończenia naboru.

8.      Dane osobowe nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów (imię, nazwisko i miejsce zamieszkania), będą przetwarzane po zakończeniu naboru w celach sprawozdawczych, oraz archiwizowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.).

9.      Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.

10.    Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji.

11.    Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania.

12.     W zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do jej wycofania, przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

13.    Przysługuje Pani/Panu również prawo do złożenia skargi w związku z przetwarzaniem ww. danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Do udziału w naborze, zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.
Metody/techniki, które będą stosowane podczas naboru: weryfikacja formalna ofert, sprawdzian wiedzy/umiejętności.
Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu).
Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.

Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:
–   oświadczenia prosimy składać zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie:
https://mpit.bip.gov.pl/zasady-naboru-do-sluzby-cywilnej/zasady-naboru-do-sluzby-cywilnej.html
–   oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie
–   dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni
–   w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu
–   w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Informujemy, że skontaktujemy się drogą elektroniczną lub telefonicznie z osobami, które spełniają wymagania formalne.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozpatrywane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Dodatkowe informacje, dotyczące ogłoszenia do pracy w Ministerstwie, można znaleźć na stronie: http: //www.mpit.gov.pl/ w zakładce Ministerstwo lub uzyskać pod nr tel. (0-22) 262 94 56.