starszy specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Koordynuje czynności kancelaryjne w celu zapewnienia sprawnej obsługi kancelaryjnej urzędu, pomocy przy odpowiednim doborze klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw.
• Monitoruje funkcjonowanie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w celu zapewnienia właściwego wykorzystania systemu EZD w obsłudze kancelaryjnej.
• Bierze udział przy tworzeniu dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie w celu utrzymania ich aktualności lub wprowadzania koniecznych zmian.
• Przygotowuje dokumenty ze składu chronologicznego do przekazania do archiwum zakładowego w celu zapewnienia ich bezpiecznego przechowywania.
• Wypożycza, rejestruje, wyrejestrowuje lub wycofuje dokumenty ze składu chronologicznego w celu zapewnienia kontroli obiegu dokumentów ze składu chronologicznego.
• Rejestruje przesyłki wpływające oraz wydaje korespondencję zewnętrzną do komórek organizacyjnych w celu zapewnienia sprawnego obiegu korespondencji w urzędzie.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: 1 rok i 6 miesięcy w jednostkach sektora finansów publicznych
• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia organizowany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
• Znajomość: - ustawy o służbie cywilnej; - ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, -wiedza z zakresu obsługi programów klasy EZD;
• Kompetencje: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja, zorientowanie na klienta, rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych, myślenie analityczne.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe archiwistyka/zarządzanie dokumentacją/administracja
• doświadczenie zawodowe: 1 rok w pracy z systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
• ukończone inne kursy związane z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjną
• znajomość ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kwestionariusz osobowy zamieszczony na stronie internetowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego: www.mkidn.gov.pl
• Kopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia organizowanego przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów potwierdzającego ukończenie innych kursów związanych z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjną.

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 19.02.2018
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
  Biuro Podawcze
  ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa
  Dodatkowe informacje można uzyskać: rekrutacja@mkidn.gov.pl
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa, Biuro Podawcze czynne w godz. 8.15 - 16.00). Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Dokumenty można dostarczyć osobiście do Biura Podawczego lub wysłać pocztą. W ofercie należy podać adres e-mail. Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do następnego etapu rekrutacji będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane. Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu po upływie 3 miesięcy od dnia obsadzenia tego stanowiska. Dokumenty złożone w ramach naboru nie będą zwracane.

Informacje o metodach i technikach naboru:
Proces naboru składa się z następujących etapów:
etap 1: weryfikacja formalna nadesłanych ofert – do drugiego etapu zaproszeni zostaną kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania formalne,
etap 2: test wiedzy merytorycznej
etap 3: rozmowa kwalifikacyjna.

Wzór oświadczenia dostępny jest na stronie www.mkidn.gov.pl
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.