starszy referent

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, kompletowanie, przekazywanie do dekretacji i do podpisu oraz dystrybucja korespondencji, dokumentacji i dokumentów departamentu, w tym odbieranie z Kancelarii Głównej Urzędu, przekazywanie pocztą elektroniczną i nadawanie numerów wg Rzeczowego Wykazu Akt,
• prowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego PAPIRUS do ewidencji korespondencji i zarządzania korespondencją w departamencie, w tym wpisywanie na bieżąco korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zewnętrznej i wewnętrznej,
• przygotowywanie i obsługa zamówień, m.in. materiałów biurowych i norm,
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej obiegu korespondencji zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji Kancelaryjnej,
• przygotowywanie danych do sprawozdań kwartalnych oraz innych raportów i sprawozdań wg poleceń kierownictwa Urzędu, departamentu lub urzędów i instytucji,
• wspomaganie kierownictwa departamentu w monitorowaniu terminowości załatwiania spraw,
• łączenie rozmów telefonicznych do kierownictwa i pracowników departamentu, w tym rozmów w języku angielskim, pośredniczenie w służbowych kontaktach zewnętrznych kierownictwa departamentu i udzielanie informacji telefonicznych, w tym w języku angielskim,
• prowadzenie innych czynności sekretarskich, w tym archiwizowanie i przekazywanie do archiwum Urzędu akt spraw prowadzonych przez departament, przygotowywanie krótkich pism, organizacja prac departamentu pod względem administracyjno-technicznym, poświadczanie zgodności dokumentów z oryginałami.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 2 lata w administracji publicznej w pracach administracyjno-biurowych związanych z wyrobami medycznymi.
• umiejętność obsługi pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Access),
• umiejętność obsługi zintegrowanego systemu informatycznego do ewidencji korespondencji i zarządzania korespondencją,
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
• umiejętność szybkiego i bezwzrokowego pisania na klawiaturze komputerowej,
• komunikatywność, umiejętność argumentowania, umiejętność analitycznego myślenia, dobra organizacja pracy, umiejętność planowania zadań i ustalania priorytetów, umiejętność pracy w zespole, umiejętność rozwiązywania problemów, umiejętność pracy w warunkach stresu, umiejętność pracy pod presją czasu,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• umiejętność obsługi zintegrowanego systemu informatycznego PAPIRUS do ewidencji korespondencji i zarządzania korespondencją.

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 07.02.2017
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, Aleje Jerozolimskie 181 C, 02-222 Warszawa,
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Metody i techniki naboru:
I etap - formalna weryfikacja dokumentów złożonych przez kandydatkę/ kandydata,
II etap - test sprawdzający wiedzę kandydatki/kandydata:
- test mieszany,
- metoda sprawdzenia znajomości języka obcego (test pisemny sprawdzający znajomość języka angielskiego),
III etap - rozmowa z kandydatką/kandydatem.

Dokumenty należy składać lub przesłać pocztą na adres:
Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, Aleje Jerozolimskie 181 C, 02-222 Warszawa, z dopiskiem w liście motywacyjnym ” Starszy referent w Departamencie Nadzoru
i Badań Klinicznych Wyrobów Medycznych” oraz numerem ogłoszenia

Inne informacje:
Oferty nadesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
Kandydatki/kandydaci spełniające/ spełniający wymagania formalne zapraszane /zapraszani są na test kwalifikacyjny o czym powiadamiane/powiadamiani są telefonicznie lub drogą mailową.
Wysokość wynagrodzenia zasadniczego ok. 2.600 zł miesięcznie brutto.
Kandydatki/kandydaci które/którzy uzyskały/uzyskali wymagane minimum punktów (50%) z przeprowadzonego testu wiedzy i uzyskali minimum punktów (50%) z metody sprawdzającej znajomość języka angielskiego zapraszane/zapraszani są do udziału w kolejnym etapie naboru.
Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne.
Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 / 4921143.


Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane: list motywacyjny, życiorys, oświadczenia oraz kwestionariusz osobowy.