specjalista

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• udział w planowaniu zamówień publicznych oraz przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowań w obszarze spraw związanych z działalnością prasową, w tym: opracowywanie planu zamówień publicznych na potrzeby komórki organizacyjnej, przeprowadzanie rozeznania rynku, szacowanie wartości zamówienia, sporządzanie opisu przedmiotu zamówienia, opracowywanie projektu umowy, nadzorowanie wykonania umowy i przeprowadzenie odbioru przedmiotu umowy,
• prowadzenie spraw organizacyjnych komórki organizacyjnej w zakresie działalności Biura Prasowego, w tym: opracowywanie zbiorczych informacji, statystyk, sprawozdań, analiz dotyczących pracy komórki organizacyjnej, przedkładanie propozycji zmian i usprawnień w zakresie procedur i sposobów realizacji zadań będących we właściwości komórki organizacyjnej, uzgadnianie projektów upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez członków Kierownictwa,
• obsługa korespondencji i dokumentacji, w tym: kompletowanie/weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa, sporządzanie projektów pism/odpowiedzi na korespondencje, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, analiza i dekretacja korespondencji przychodzącej, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej, monitorowanie statusu i sposobu załatwienia spraw wynikających z korespondencji przychodzącej, pozyskiwanie podpisu elektronicznego, przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej, przygotowywanie skanów/kopii dokumentów na zlecenie dyrekcji komórki organizacyjnej/członków Kierownictwa, gromadzenie/przechowywanie/udostępnianie aktów normatywnych i innych dokumentów,
• organizowanie spotkań dla komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa, w tym: przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., monitorowanie stanu realizacji ustaleń podjętych podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc., obsługa gości, interesantów,
• zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze na potrzeby Biura Prasowego, w tym: przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje, rozprowadzanie prasy i dzienników urzędowych, zapewnianie zaopatrzenia w niezbędny sprzęt teleinformatyczny (m.in. komputery, telefony, drukarki, etc.), zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze,
• prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników Biura Prasowego, w tym: rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników, organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne),
• prowadzenie terminarzy i kontaktów dyrektora Biura Prasowego, w tym: prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna,
• sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie właściwości Biura Prasowego, w tym: określanie celów do realizacji, uczestniczenie w sporządzaniu planu działalności dla kierowanych przez Ministra działów administracji rządowej, planowanie zadań w perspektywie długookresowej, identyfikowanie i zarządzanie ryzykiem na poziomie komórki organizacyjnej, monitorowanie elementów kontroli zarządczej, dokonywanie samooceny systemu kontroli zarządczej, sporządzanie oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: w administracji publicznej
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
• znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych,
• wiedza z zakresu komunikacji społecznej i public relations,
• umiejętność redagowania tekstów,
• znajomość funkcjonowania administracji publicznej,
• ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej,
• organizacja pracy własnej i orientacja na osiąganie celów,
• komunikacja,
• współpraca,
• rzetelność,
• umiejętność radzenia sobie z trudnym klientem,
• obsługa komputera w zakresie MS Office,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• znajomość zagadnień w zakresie działów administracji rządowej: rybołówstwo, gospodarka morska, gospodarka wodna i żegluga śródlądowa

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie B1 lub informacja o poziomie znajomości języka na poziomie B1
• Kopie dokumentów potwierdzających minimum 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 28.02.2018
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej
  Biuro Dyrektora Generalnego
  ul. Nowy Świat 6/12
  00-400 Warszawa
  
  lub składać w kancelarii, ul. Nowy Świat 6/12
  z dopiskiem w liście motywacyjnym: BP-1/18
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Do udziału w naborze, zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.
Metody/techniki, które będą stosowane podczas naboru: weryfikacja formalna ofert, sprawdzian wiedzy/umiejętności.
Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu).
Kandydaci zakwalifikowani zostaną poinformowani o kolejnych etapach naboru.
Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.
Dodatkowe informacje, dotyczące ogłoszenia do pracy w Ministerstwie, można uzyskać pod nr tel.(0-22) 583-88-49.