sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• przyjmowanie, wysyłanie i ewidencjonowanie korespondencji Biura w wersji papierowej i systemie komputerowym, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji, a także obsługa poczty elektronicznej sekretariatu
• udzielanie informacji (telefonicznie i bezpośrednio) klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych
• przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych oraz prowadzenie terminarza spotkań i wyjazdów Dyrekcji
• prowadzenie ewidencji i monitorowanie procesu udzielania odpowiedzi przez właściwe komórki organizacyjne na pisma adresowane do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanej dalej „KPRM”, przekazywane zgodnie z kompetencją do Ministra w przypadkach, gdy Ministerstwo zobowiązane jest poinformować KPRM o sposobie załatwienia sprawy
• prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych oraz ewidencji delegacji służbowych
• prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i petycji wpływających do Biura oraz przygotowywanie związanych z tym raportów rocznych
• prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Biura w materiały biurowe, a także służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 3 miesiące na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzurą „zastrzeżone” lub wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Środowiska
• komunikacja
• współpraca
• rzetelność
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• przeszkolenie z zakresu obsługi sekretarsko-asystenckiej
• znajomość Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Środowiska
• znajomość podziału kompetencji w kierownictwie Ministerstwa Środowiska

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• W przypadku uzyskania średniego wykształcenia w zagranicznej placówce oświatowej, prosimy o przesłanie kopii nostryfikacji świadectw oraz tłumaczenie przysięgłe świadectw (powyższe wymaganie wynika z ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. i rozporządzenia MEN z dnia 25 marca 2015 r. w sprawie postępowania w celu uznania świadectwa lub innego dokumentu albo potwierdzenia wykształcenia lub uprawnień do kontynuacji nauki uzyskanych w zagranicznym systemie oświaty
• W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe dyplomu
• Kopie dokumentów potwierdzających 3 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym (dokumenty zawierające informacje potwierdzające okres zatrudnienia, obszar i rodzaj wykonywanych zadań np. świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje lub oświadczenie o spełnianiu tego wymogu- wzór treści wymaganego oświadczenia jest zamieszczony na stronie https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
• W przypadku dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe sporządzonych w języku obcym prosimy o załączenie tłumaczenia na język polski
• Kopia dokumentu potwierdzającego dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzurą „zastrzeżone” lub wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• kopia dokumentu potwierdzającego przeszkolenie z zakresu obsługi sekretarsko-asytenckiej

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 01.03.2017
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Środowiska
  Biuro Dyrektora Generalnego
  ul. Wawelska 52/54
  00-922 Warszawa
  W zamkniętej kopercie oznaczonej numerem referencyjnym BMsek9/2017
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Bliższe informacje można uzyskać pod nr tel. (0-22) 36 92 207, 36 92 438, 36 92 426

Wzór wymaganych oświadczeń udostępniony jest na stronie internetowej: https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/

W ofercie należy podać dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji.

Ministerstwo Środowiska zaprasza do udziału w naborze również osoby niepełnosprawne (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).

Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.

Techniki i metody naboru:
• weryfikacja formalna nadesłanych ofert
• test wiedzy w zakresie wymagań niezbędnych i dodatkowych
• weryfikacja znajomości języka angielskiego
• rozmowa kwalifikacyjna z elementami wywiadu behawioralnego

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „Dokumenty i oświadczenia niezbędne”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia (akceptujemy jedynie oświadczenia zgodne ze wzorem).

Przekazanie dokumentów wymienionych w części „Dokumenty i oświadczenia dodatkowe” nie jest obowiązkowe. Podkreślamy jednak, że dokumenty te będą jedyną podstawą potwierdzenia spełniania wymagania dodatkowego: przeszkolenia z zakresu obsługi sekretarsko-asystenckiej.

Kandydaci spełniający wymagania formalne, którzy – po analizie ofert – zostaną zakwalifikowani do kolejnego etapu naboru zostaną poinformowani o terminie jego przeprowadzenia. O terminach etapów naboru kandydaci będą powiadamiani drogą elektroniczną.

Dokumenty nieodebrane w terminie 3 miesięcy od dnia zatrudnienia kandydata wyłonionego w drodze naboru zostaną komisyjnie zniszczone. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2015 poz. 2135 z późn. zm.) jest Minister Środowiska.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.