sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Zapewnienie organizacji spotkań dyrektora i zastępcy dyrektora, w szczególności prowadzenie terminarza oraz podejmowanie innych niezbędnych czynności.
• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji (również w języku angielskim) wpływającej do departamentu, w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism, nadzór obiegu korespondencji oraz kontrola terminowości realizacji poleceń dyrektora i zastępcy dyrektora.
• Prowadzenie wstępnej weryfikacji dokumentów związanych z realizowanymi przez IP MEN projektami UE.
• Przygotowywanie i obsługa spotkań z gośćmi dyrektora i zastępcy dyrektora, kierowanie osób zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników.
• Koordynacja procesu przedkładania pism do podpisu dyrektora i zastępcy dyrektora oraz redagowanie pism i przepisywanie tekstów na polecenie dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu.
• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych dyrektora i zastępcy dyrektora, w tym z rozmówcami obcojęzycznymi, przyjmowanie i nadawanie faksów, powielanie materiałów oraz obsługa poczty elektronicznej.
• Przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom departamentu z polecenia dyrektora i jego zastępcy oraz zaopatrywanie departamentu w materiały biurowe, aktualizacja spisów telefonicznych, a także dbałość o estetykę pomieszczeń.
• Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z wykonywanymi zadaniami.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 1 rok na stanowisku asystenckim lub sekretarskim
• znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie przepisów ogólnych, nadzwyczajnych trybów postępowania (wznowienia, nieważności decyzji i uchylenia, zmiany decyzji) oraz załatwiania skarg i wniosków
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• wiedza o funduszach strukturalnych, w tym o Europejskim Funduszu Społecznym
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność planowania i organizacji pracy
• umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania myśli, komunikatywność
• umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
• odporność na stres
• dyspozycyjność
• umiejętność współpracy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: 1 rok w obszarze funduszy unijnych
• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy/sekretarek
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym B1 lub oświadczenie o znajomości języka na wymaganym poziomie.
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu lub szkoły dla sekretarzy/sekretarek.
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 17.02.2017
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Edukacji Narodowej
  Biuro Kadr i Szkolenia, pok. 55
  al. J. Ch. Szucha 25
  00-918 Warszawa
  
  (z dopiskiem „Oferta pracy: sekretarz DFS/SEK/1)
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne.
Oferty złożone po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty niekompletne (tj. niezawierające prawidłowych i podpisanych oświadczeń oraz wszystkich wymaganych dokumentów wymienionych w „wymaganych dokumentach
i oświadczeniach”), zostaną odrzucone. Kopie dokumentów dot. stażu pracy / doświadczenia zawodowego, muszą potwierdzać zamknięty okres oraz wymagany obszar zatrudnienia.
Zachęcamy do skorzystania ze wzorów oświadczeń, które są dostępne na stronie BIP MEN, w zakładce "Praca" ”wzory oświadczeń do naboru”, hiperłącze: Praca / Wzory oświadczeń do naboru oraz do składania cv w formacie Europass - http://europass.cedefop.europa.eu/pl/documents/curriculum-vitae.
Przekazanie kopii dokumentów wymienionych w części „kopie innych dokumentów
i oświadczenia” nie jest obowiązkowe. Kopie te stanowią jednak podstawę potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych zawartych w ogłoszeniu.
W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie.
Nadesłane oferty, z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 34-74-852, 34-74-244 lub 34-74-170.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane
z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.