sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• prowadzenie sekretariatu Departamentu, w tym przyjmowanie, ewidencjonowanie i wysyłanie korespondencji w wersji papierowej i systemie komputerowym, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji, a także obsługa poczty elektronicznej sekretariatu
• prowadzenie obsługi telefonicznej Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu, a także udzielanie telefonicznie lub bezpośrednio podstawowych informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• sporządzanie i prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych, ewidencji delegacji służbowych i planu urlopów pracowników Departamentu
• wspieranie pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, w tym prowadzenie kalendarza ich zajęć, oraz pracowników Departamentu w zakresie realizacji zadań, w szczególności realizowanie spraw związanych z obsługą rządowego procesu legislacyjnego na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji
• realizacja spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe i przydziały socjalne, a także w służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów
• prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i petycji wpływających do Departamentu oraz przygotowywanie związanych z tym raportów rocznych
• nadzorowanie przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej oraz przechowywanie i przekazywanie akt spraw sekretariatu do archiwum Ministerstwa

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym
• upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• komunikacja
• współpraca
• orientacja na klienta/interesanta
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie średnie
• W przypadku uzyskania średniego wykształcenia w zagranicznej placówce oświatowej prosimy o przesłanie kopii nostryfikacji świadectw oraz tłumaczenie przysięgłe świadectw
• Kopie dokumentów potwierdzających 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym (dokumenty zawierające informacje jednoznacznie potwierdzające pełen wymagany okres zatrudnienia, obszar i rodzaj wykonywanych zadań, np. świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje lub oświadczenie o spełnianiu tego wymogu - wzór treści wymaganego oświadczenia jest zamieszczony na stronie: https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
• W przypadku dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe sporządzonych w języku obcym prosimy o załączenie tłumaczenia na język polski
• Wzory wszystkich oświadczeń znajdziesz na stronie internetowej https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/
• Oświadczenie o wyrażaniu zgody na wydanie upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 19.08.2019
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Środowiska
  Biuro Dyrektora Generalnego
  ul. Wawelska 52/54
  00-922 Warszawa
  w zamkniętej kopercie oznaczonej numerem referencyjnym: DPsek39/2019
  
  Możliwość aplikowania ONLINE na stronie internetowej
  https://bip.mos.gov.pl/praca/nabor-do-sluzby-cywilnej/nabor-na-wolne-stanowiska-w-ms/
  Zachęcamy do składania aplikacji w formie elektronicznej.
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Administrator

Administratorem Twoich danych osobowych jest Minister Środowiska, ul. Wawelska 52/54, 00-922 Warszawa, jako pracodawca, za którego czynności z zakresu prawa pracy dokonuje Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska.

Inspektor ochrony danych                                                       

Możesz się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod adresem e-mail: inspektor.ochrony.danych@mos.gov.pl.

Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa [1] (m.in. imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania dla członków korpusu służby cywilnej [2]) jest dobrowolne, jednak konieczne do wzięcia udziału w naborze.

Podanie danych osobowych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa jest dobrowolne, jednak nieobowiązkowe. Przesłanie takich danych będziemy traktować jako wyrażenie zgody na ich przetwarzanie.

Cel i podstawy przetwarzania

Dane osobowe w zakresie określonym przepisami prawa będą przetwarzane w celu przeprowadzenia naboru [3], natomiast inne dane osobowe na podstawie zgody [4], która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe będziemy przechowywać:

a) przez okres realizacji naboru,

b) przez 3 miesiące od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru lub od dnia publikacji wyniku w przypadku, gdy nie został nawiązany stosunek pracy (dotyczy dokumentów aplikacyjnych),

c) przez 5 lat od zatwierdzenia protokołu z naboru (dotyczy dokumentacji z naboru).

Odbiorcy danych

Odbiorcami Twoich danych osobowych będą firmy świadczące usługi informatyczne oraz podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do:

a) dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,

b) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,

c) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

d) usunięcia danych osobowych,

e)  wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

(1) Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz §1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

(2) Art. 4 i art. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej

(3) Art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO);

(4) Art. 6 ust. 1 lit a RODO i art. 9 ust. 2 lit. a RODO

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Etapy naboru, czyli jak wygląda proces selekcji
1. weryfikacja formalna
2. test wiedzy
3. rozmowa kwalifikacyjna z elementami wywiadu behawioralnego

Weryfikację wymagań formalnych przeprowadzimy na podstawie dokumentów wymienionych w części „Niezbędne dokumenty i oświadczenia, czyli co powinna zawierać Twoja aplikacja”. Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia (akceptujemy jedynie oświadczenia zgodne ze wzorem).
Kandydatów, którzy spełnią wymagania formalne i zakwalifikują się do dalszych etapów naboru, poinformujemy telefonicznie lub e-mailem o terminie kolejnego etapu.
Dokumenty wymienione w części „Dodatkowe dokumenty i oświadczenia, czyli co warto dołączyć do aplikacji” nie są obowiązkowe, ale są jedyną podstawą potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych.
Więcej informacji na temat procedury naboru do Ministerstwa Środowiska znajdziesz na stronie https://www.gov.pl/web/srodowisko/kariera-w-ministerstwie

Dlaczego warto pracować w Ministerstwie Środowiska

•   umowa o pracę
•   dodatek stażowy od 5 do 20%
•   dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
•   system nagród finansowych (nagrody kwartalne, specjalne i roczne)
•   elastyczny czas pracy
•   indywidualny program rozwoju zawodowego (m.in. szkolenia, dofinansowanie do nauki języka obcego i studiów podyplomowych)
•   pakiet świadczeń socjalnych
•   możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia na życie oraz pakietu medycznego
•   praca zgodnie z systemem ekozarządzania i audytu (EMAS)
•   zniżki na bilety do wybranych warszawskich teatrów
•   dogodna lokalizacja
•   stojaki na rowery, blisko położona stacja Veturilo

Informacje dodatkowe

•   Zapraszamy do udziału w naborze również osoby niepełnosprawne (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).
•   Prosimy o podanie w aplikacji adresu e-mail oraz numeru telefonu w celu zapewnienia sprawnej komunikacji w procesie naboru.
•   Jesteśmy jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
•   Jako członek Koalicji na Rzecz Przyjaznej Rekrutacji promujemy dobre praktyki w rekrutacji oraz tworzymy standardy w tym zakresie. Ważna jest dla nas dbałość o relacje z kandydatami i ich doświadczenia w procesie rekrutacji (Candidate Experience).
•   Osoby zainteresowane otrzymywaniem informacji na e-maila o aktualnie prowadzonych naborach do Ministerstwa Środowiska zapraszamy do zapisania się do newslettera: https://ankiety.mos.gov.pl/762824/lang-pl
•   Bliższe informacje możesz uzyskać pod nr tel. (0-22) 36 92 207, 36 92 438, 36 92 426