sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Wykonywanie zadań związanych z obsługą sekretarską Dyrektora Generalnego, a w szczególności: a) prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora generalnego oraz pomoc w ich organizowaniu (pilnowanie terminów spotkań, zawiadamianie uczestników spotkań, rezerwacja sali na spotkania, zgłaszanie gości w recepcji, obsługa spotkań, itp.), b) przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, odbieranie poczty elektronicznej oraz obsługiwanie urządzeń biurowych, c) przekazywanie właściwym pracownikom przeznaczonych dla nich informacji i poleceń służbowych wydawanych przez Dyrektora Generalnego oraz kierownictwo PAA, d) przygotowywanie dokumentów i innych zleconych spraw związanych z wyjazdami służbowymi krajowymi Dyrektora Generalnego, e) zgłaszanie zapotrzebowania na materiały np.: informacyjno-promocyjne, artykuły spożywcze, biurowe i inne oraz dbanie o ich uzupełnianie i rozliczanie, f) utrzymywanie w odpowiednim stanie wykorzystywanych urządzeń i zaplecza technicznego.
• Prowadzenie prac kancelaryjnych związanych z działalnością wskazanej przez bezpośredniego przełożonego komórki organizacyjnej lub komórek organizacyjnych Państwowej Agencji Atomistyki, w celu sprawnej organizacji pracy, a w szczególności:a) odbieranie, ewidencjonowanie (korespondencji przychodzącej i wychodzącej) i przekazywanie właściwym pracownikom korespondencji, zgodnie z dekretacją, według obowiązujących zasad, celem zapewnienia właściwego obiegu korespondencji, zgodnie z obowiązującymi zasadami, b) przygotowywaniem projektów pism, c) prowadzeniu rejestrów, wykazów i terminarza zadań, oraz ich monitoring w celu zapewnienia terminowej realizacji zadań.
• Organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych w PAA, koordynacja rezerwacji sali na spotkania, zapewnienie zasobów niezbędnych do organizacji spotkań (np. artykułów spożywczych).
• Porządkowanie i przygotowywanie w zakresie swojej właściwości, dokumentów jawnych w celu przekazania ich do Archiwum Zakładowego lub do brakowania.
• Pełnienie zastępstwa w sekretariacie Prezesa oraz kancelarii w celu zapewnienia ciągłości pracy w sekretariacie Prezesa oraz kancelarii
• Pomoc przy opracowywaniu i monitorowaniu wykonania budżetu zadaniowego, planu rzeczowo-finansowego, harmonogramu realizacji planu finansowo-rzeczowego oraz planu zamówień publicznych.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 2 lata w pracy biurowej
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (faks, komputer, niszczarka, kserokopiarka) oraz poczty elektronicznej.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.
• Umiejętność dobrej organizacji pracy własnej.
• Umiejętność współpracy
• Wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: 6 miesięcy w administracji publicznej
• Znajomość języka angielskiego – na poziomie komunikatywnym
• Przeszkolenie z zakresu prowadzenia sekretariatu
• Umiejętność obsługi programu dotyczącego elektronicznego obiegu dokumentów

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o znajomości języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Kopie dokumentów potwierdzających odbycie szkolenia z zakresu prowadzenia sekretariatu
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 11.02.2019
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Państwowa Agencja Atomistyki
  Kadry
  ul. Bonifraterska 17
  00-203 Warszawa
  Z dopiskiem : „sekretarz”
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Każdy kandydat przystępujący do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

• Administrator danych i kontakt do niego: Państwowa Agencja Atomistyki ul. Bonifraterska 17 00-203 Warszawa
• Kontakt do inspektora ochrony danych: Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Państwowa Agencja Atomistyki ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa, adres e-mail: iod@paa.gov.pl
• Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej
• Informacje o odbiorcach danych: dane nie są przekazywane innym podmiotom
• Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska)
• Uprawnienia:
  • prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych; żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
• Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 22¹ Kodeksu pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data wpływu oferty do urzędu)
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Życiorys/CV oraz wszystkie oświadczenia musza być opatrzone datą i własnoręcznie podpisane,
w przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona.
Wzory oświadczeń dostępne są na stronie internetowej PAA. http://bip.paa.gov.pl/paa/praca-w-paa/ogloszenia-o-naborze
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć kopie tłumaczenia tych dokumentów dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Kandydaci/kandydatki zakwalifikowani do kolejnego etapu zostaną o powyższym poinformowani telefonicznie lub e-mailem. Nadesłanych dokumentów nie odsyłamy.
Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.
Etapy naboru:
1. Weryfikacja formalna nadesłanych ofert.
3. Rozmowa kwalifikacyjna weryfikująca (sprawdzenie umiejętności i kompetencji kandydata).
Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z ograniczoną sprawnością.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 5562876.