sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Prowadzenie rejestru korespondencji, w szczególności: przyjmowanie oraz prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej do Departamentu oraz dokonywanie rozdziału zgodnie z dekretacją kierownictwa Departamentu; prowadzenie rejestru poczty wychodzącej z Departamentu.
• Kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu Dyrektora.
• Prowadzenie rejestru wniosków o spotkania klientów zewnętrznych, aktualizacja rejestru i prowadzenie współpracy z komórkami Ministerstwa w sprawach organizacji spotkań.
• Prowadzenie kalendarza spotkań, narad a także obsługa ich pod katem organizacyjno-recepcyjnym.
• Prowadzenie spraw związanych z delegacjami krajowymi Dyrektora Departamentu oraz zastępców Dyrektora.
• Prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej, skarg, interpelacji i zapytań poselskich, pism Rzecznika Praw Obywatelskich, monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi, przygotowywanie rocznych sprawozdań w tym zakresie.
• Prowadzenie rejestru umów zlecenia oraz umów o dzieło.
• Obsługa Departamentu w zakresie organizacyjno – technicznym w szczególności: obsługa połączeń telefonicznych, zapewnianie zaopatrzenia pracowników w artykuły biurowe i urządzenia, prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i innych urządzeń technicznych przekazanych pracownikom Departamentu.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 1 rok na podobnym stanowisku
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• znajomość instrukcji kancelaryjnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• bardzo dobra znajomość obsługi MS Office
• umiejętność bardzo dobrej organizacji pracy
• komunikatywność
• umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• umiejętność rozwiązywania problemów i pracy pod presją czasu

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 21.09.2018
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Zdrowia, Biuro Kadr,
  ul. Miodowa 15, 00–952 Warszawa z dopiskiem „sekretarz dyrektora w Departamencie Polityki Lekowej i Farmacji (poz.2011)”.
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Każdy kandydat przystępujący do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

• Administrator danych i kontakt do niego: Administratorem danych osobowych kandydatek/kandydatów jest Minister Zdrowia z siedzibą w Warszawie, ul. Miodowa 15.
• Kontakt do inspektora ochrony danych: iod@mz.gov.pl
• Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej
• Informacje o odbiorcach danych: członkowie Komisji naborowej
• Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska)
• Uprawnienia:
  • prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych; żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
• Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 22¹ Kodeksu pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

W ofercie prosimy o podanie numeru telefonu oraz adresu e- mail.
Wzory oświadczeń zamieszczone są na stronie internetowej Ministerstwa Zdrowia: www.gov.pl; Ministerstwo Zdrowia/Praca.
Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji. Wszystkie oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu.
Oferty niekompletne i dostarczone po terminie (decyduje data stempla pocztowego) nie będą rozpatrywane.
W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu po upływie 3 miesięcy od dnia obsadzenia tego stanowiska.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr telefonu w Biurze Kadr (22) 63 49 521.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Informacje o metodach i technikach naboru:
Proces naboru składa się z następujących etapów:
etap 1: weryfikacja formalna nadesłanych ofert – do drugiego etapu zaproszeni zostaną kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania formalne,
etap 2: test wiedzy merytorycznej,
etap 3: rozmowa kwalifikacyjna ( w tym sprawdzenie znajomości języka angielskiego).

WZORY OŚWIADCZEŃ:

• Oświadczenie w związku z ubieganiem się o stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej