sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji (również w języku angielskim) wpływającej do Ministra Edukacji Narodowej oraz Biura Organizacyjnego, w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism oraz nadzorowanie obiegu i ekspedycja korespondencji.
• Prowadzenie wykazu spraw terminowych, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do właściwych przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz przechowywanie dokumentów niezbędnych w bieżącej pracy Biura Organizacyjnego.
• Prowadzenie terminarza dyrektora i zastępcy dyrektora, organizacja spotkań oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom.
• Redagowanie standardowych pism i przepisywanie zleconych tekstów na polecenie dyrektora Biura lub jego zastępcy, aktualizowanie danych teleadresowych podmiotów i osób, z którymi współpracuje Ministerstwo.
• Sporządzanie projektu planu urlopów pracowników Biura oraz monitorowanie, zgodnego z zatwierdzonym przez dyrektora Biura planem, wykorzystania urlopów przez pracowników Biura.
• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie i rejestrowanie faksów, obsługa poczty elektronicznej.
• Obsługa gości i interesantów, w tym kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 1 rok na stanowisku sekretarskim lub asystenckim
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania) w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• znajomość przepisów regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Edukacji Narodowej
• obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
• umiejętność obsługi wszelkich urządzeń biurowych
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
• komunikatywność
• umiejętność współpracy
• umiejętność planowania i dobrej organizacji pracy własnej
• skrupulatność i dokładność
• odporność na stres
• dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe
• ponad 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy w administracji rządowej
• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)
• kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego na wymaganym poziomie lub stosowne oświadczenie
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)
• kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań dodatkowych w przypadku deklaracji ich spełnienia tj. dodatkowe doświadczenie zawodowe/staż pracy, ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy (np. kopie świadectw pracy, referencji, zakresów czynności, opisów stanowisk i innych zaświadczeń).

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 16.09.2016
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Edukacji Narodowej
  Biuro Kadr i Szkolenia, pok. 55
  al. J. Ch. Szucha 25
  00-918 Warszawa
  (z dopiskiem „Oferta pracy : BO, sekretarz, BO/BO-SEK/1 (A1)”)
  
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne.
Oferty złożone po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty niekompletne (tj. niezawierające prawidłowych i podpisanych oświadczeń oraz wszystkich wymaganych dokumentów wymienionych
w części „dokumenty i oświadczenia niezbędne”), zostaną odrzucone. Kopie dokumentów dot. stażu pracy/doświadczenia zawodowego, muszą potwierdzać zamknięty okres oraz wymagany obszar zatrudnienia.
Przekazanie kopii dokumentów wymienionych w części „dokumenty i oświadczenia dodatkowe” nie jest obowiązkowe. Kopie te stanowią jednak podstawę potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych zawartych w ogłoszeniu.
Zachęcamy do skorzystania ze wzorów oświadczeń, które są dostępne na stronie BIP MEN, w zakładce "Praca" ”wzory oświadczeń do naboru”, hiperłącze: Praca/Wzory oświadczeń do naboru.
W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Zachęcamy do składania cv w formacie Europass – http://europass.cedefop.europa.eu/pl/documents/curriculum-vitae Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie. Nadesłane oferty,
z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 34-74-244, 34-74-852 lub 34-74-170.
Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie.
Nadesłane oferty, z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 34-74-244, 34-74-852 lub 34-74-170.