sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Prowadzenie sekretariatu Departamentu, w tym przyjmowanie, ewidencjonowanie i wysyłanie korespondencji w wersji papierowej i systemie komputerowym, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji, a także obsługa poczty elektronicznej sekretariatu
• Prowadzenie obsługi telefonicznej Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu, a także udzielanie telefonicznie lub bezpośrednio podstawowych informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• Sporządzanie i prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych, ewidencji delegacji służbowych i planu urlopów pracowników Departamentu
• Wspieranie pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, w tym prowadzenie kalendarza ich zajęć, oraz pracowników Departamentu w zakresie realizacji zadań, w szczególności realizowanie spraw związanych z obsługą rządowego procesu legislacyjnego na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji
• Realizowanie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe i przydziały socjalne, a także w służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów
• Prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i petycji wpływających do Departamentu oraz przygotowywanie związanych z tym raportów rocznych
• Nadzorowanie przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej oraz przechowywanie i przekazywanie akt spraw sekretariatu do archiwum Ministerstwa

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 6 miesięcy na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub wyrażenie zgody na wydanie upoważnienia na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Komunikacja
• Współpraca
• Orientacja na klienta/interesanta
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• CV i list motywacyjny (podanie danych osobowych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa wymaga zgody na ich przetwarzanie do celów naboru wg wzoru zamieszczonego na stronie https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
• Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie średnie
• W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej prosimy o przesłanie kopii dokumentów potwierdzających posiadanie wykształcenia wyższego zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym oraz tłumaczenia przysięgłego dyplomu
• Kopie dokumentów potwierdzających 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym (dokumenty zawierające informacje jednoznacznie potwierdzające pełen wymagany okres zatrudnienia, obszar i rodzaj wykonywanych zadań, np. świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje lub oświadczenie o spełnianiu tego wymogu - wzór treści wymaganego oświadczenia jest zamieszczony na stronie: https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
• W przypadku dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe sporządzonych w języku obcym prosimy o załączenie tłumaczenia na język polski
• Kopia upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na wydanie upoważnienia na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Wzory wszystkich oświadczeń znajdziesz na stronie internetowej https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 31.07.2018
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Środowiska
  Biuro Dyrektora Generalnego
  Wawelska 52/54
  00-922 Warszawa
  w zamkniętej kopercie oznaczonej numerem referencyjnym DPsek50/2018.
  
  W aplikacji należy podać adres e-mail, numer telefonu i adres do korespondencji.
  Aplikacje złożone po terminie nie są rozpatrywane.
  
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że: • Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Środowiska z siedzibą w Warszawie, ul. Wawelska 52/54, 00-922 Warszawa. • Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem e-mail inspektor.ochrony.danych@mos.gov.pl. • Będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu realizacji naboru na wolne stanowiska pracy w Ministerstwie Środowiska (na podstawie art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w związku z art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r). • Pani/Pana dane osobowe będziemy przechowywać: a) przez okres realizacji naboru, b) przez 3 miesiące od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru (dotyczy dokumentów aplikacyjnych), c) przez 3 lata od zatwierdzenia protokołu z naboru (dotyczy dokumentacji z naboru). • Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa. • Podanie danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa jest obowiązkowe. • Podanie danych osobowych nieokreślonych przepisami prawa jest dobrowolne, ale wymaga Pani/Pana zgody na ich przetwarzanie. • W przypadku danych osobowych, których podanie jest obowiązkowe posiada Pani/Pan prawo do: a) żądania od administratora dostępu do danych osobowych, b) sprostowania danych osobowych. • W przypadku danych osobowych, które podanie jest dobrowolne posiada Pani/Pan prawo do: a) żądania od administratora dostępu do danych osobowych, b) sprostowania danych osobowych, c) usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych, d) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail rekrutacja@mos.gov.pl. • Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Etapy naboru, czyli jak wygląda proces selekcji:
1. weryfikacja formalna
2. test wiedzy w zakresie wymagań niezbędnych
3. rozmowa kwalifikacyjna z elementami wywiadu behawioralnego oraz zadaniem praktycznym typu case study

Weryfikacja wymagań formalnych zostanie przeprowadzona na podstawie dokumentów wymienionych w części „Dokumenty i oświadczenia niezbędne”. Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia (akceptowane są jedynie oświadczenia zgodne ze wzorem).
Kandydaci, którzy spełnią wymagania formalne i zakwalifikują się do dalszych etapów naboru, zostaną poinformowani telefonicznie lub e-mailem o terminie kolejnego etapu.
Dokumenty wymienione w części „Dokumenty i oświadczenia dodatkowe” nie są obowiązkowe, ale są jedyną podstawą potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych.
Więcej informacji na temat procedury naboru do Ministerstwa Środowiska znajdziesz na stronie www.mos.gov.pl/kariera-w-ministerstwie

Dlaczego warto pracować w Ministerstwie Środowiska
•   umowa o pracę
•   dodatek stażowy od 5% do 20%
•   dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
•   elastyczny czas pracy
•   indywidualny program rozwoju zawodowego (m.in. szkolenia, dofinansowanie do nauki języka obcego i studiów podyplomowych)
•   pakiet świadczeń socjalnych
•   możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia na życie oraz pakietu medycznego
•   zniżki na bilety do wybranych warszawskich teatrów
•   praca zgodnie z systemem ekozarządzania i audytu (EMAS)
•   dogodna lokalizacja
•   stojaki na rowery, blisko położona stacja Veturilo

Informacje dodatkowe

• Ministerstwo Środowiska zaprasza do udziału w naborze również osoby niepełnosprawne (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).
• Ministerstwo Środowiska jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
• Osoby zainteresowane otrzymywaniem informacji na e-maila o aktualnie prowadzonych naborach do Ministerstwa Środowiska zapraszamy do zapisania się do newslettera (regulamin i niezbędne oświadczenia do pobrania na stronie internetowej https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
• Bliższe informacje można uzyskać pod nr tel. (0-22) 36 92 847, 36 92 207, 36 92 438, 36 92 426

ZAPRASZAMY!