sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• przyjmowanie, ewidencjonowanie i wysyłanie korespondencji Departamentu, a także rozdzielanie zadekretowanej korespondencji do odpowiednich komórek organizacyjnych Departamentu
• prowadzenie obsługi telefonicznej Dyrektora i Zastępców Dyrektora, a także udzielanie telefonicznie lub bezpośrednio informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• sporządzanie i prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych, plan urlopów oraz ewidencji krajowych i zagranicznych delegacji służbowych pracowników Departamentu
• wspieranie pracy Dyrektora i Zastępców Dyrektora, w tym prowadzenie kalendarza ich zajęć oraz pracowników Departamentu w zakresie realizacji zadań
• realizowanie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe i przydziały socjalne, a także w służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów
• prowadzenie, w tym aktualizowanie, ewidencjowanie danych teleadresowych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) 2014-2020, POIiŚ 2007-2013, Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) i Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz osób nimi kierujących i informowanie pracowników Departamentu o ich zmianach
• prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i elektronicznego przydzielonego do wspólnego użytkowania przez pracowników Departamentu, a także monitorowanie funkcjonowania i dostępności dysku sieciowego Departamentu i zgłaszanie jego awarii
• nadzorowanie przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej oraz przechowywanie i przekazywanie akt spraw sekretariatu do archiwum Ministerstwa

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 3 miesiące na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na wydanie upoważnienia
• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• komunikacja
• współpraca
• orientacja na klienta/interesanta
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• W przypadku uzyskania średniego wykształcenia w zagranicznej placówce oświatowej, prosimy o przesłanie kopii nostryfikacji świadectw oraz tłumaczenie przysięgłe świadectw (powyższe wymaganie wynika z ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. i rozporządzenia MEN z dnia 25 marca 2015 r. w sprawie postępowania w celu uznania świadectwa lub innego dokumentu albo potwierdzenia wykształcenia lub uprawnień do kontynuacji nauki uzyskanych w zagranicznym systemie oświaty)
• W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe dyplomu
• Kopie dokumentów potwierdzających 3 miesiące doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym (dokumenty zawierające informacje jednoznacznie potwierdzające pełen wymagany okres zatrudnienia, obszar i rodzaj wykonywanych zadań, np. świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje lub oświadczenie o spełnianiu tego wymogu - wzór treści wymaganego oświadczenia jest zamieszczony na stronie: https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
• W przypadku dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe sporządzonych w języku obcym prosimy o załączenie tłumaczenia na język polski
• Kopie dokumentów potwierdzających poświadczenie bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na wydanie upoważnienia
• Wzory wszystkich oświadczeń znajdziesz na stronie internetowej https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 31.01.2018
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Środowiska
  Biuro Dyrektora Generalnego
  ul. Wawelska 52/54
  00-922 Warszawa
  w zamkniętej kopercie oznaczonej numerem referencyjnym: DFEsek2/2018
  W aplikacji należy podać adres e-mail, numer telefonu i adres do korespondencji
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Etapy naboru, czyli jak wygląda proces selekcji
1. weryfikacja formalna
2. test wiedzy
3. sprawdzian znajomości języka angielskiego
4. rozmowa kwalifikacyjna z elementami wywiadu behawioralnego i zadaniem praktycznym typu case study

Weryfikacja wymagań formalnych zostanie przeprowadzona na podstawie dokumentów wymienionych w części „Dokumenty i oświadczenia niezbędne”.

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia (akceptowalne są jedynie oświadczenia zgodne ze wzorem).

Kandydaci, którzy spełnią wymagania formalne i zakwalifikują się do dalszych etapów naboru, zostaną poinformowani telefonicznie lub e-mailem o terminie kolejnego etapu.

Więcej informacji na temat procedury naboru do Ministerstwa Środowiska znajdziesz na stronie www.mos.gov.pl/kariera-w-ministerstwie/

Dlaczego warto pracować w Ministerstwie Środowiska

•   umowa o pracę
•   dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
•   elastyczny czas pracy
•   indywidualny program rozwoju zawodowego (m.in. szkolenia, dofinansowanie do nauki języka obcego i studiów podyplomowych)
•   pakiet świadczeń socjalnych (m.in. dofinansowanie do wypoczynku)
•   możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia na życie oraz pakietu medycznego
•   zniżki na bilety do wybranych warszawskich teatrów
•   dogodna lokalizacja
•   stojaki na rowery, blisko położona stacja Veturilo
•   praca zgodnie z systemem ekozarządzania

Informacje dodatkowe

•   Ministerstwo Środowiska zaprasza do udziału w naborze również osoby niepełnosprawne (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).
•   Ministerstwo Środowiska jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
•   Dokumenty nieodebrane w ciągu 3 miesięcy od dnia zatrudnienia wybranego kandydata zostaną komisyjnie zniszczone.
•   Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych jest Minister Środowiska.
•   Osoby zainteresowane otrzymywaniem informacji na e-maila o aktualnie prowadzonych naborach do Ministerstwa Środowiska zapraszamy do zapisania się do newslettera (regulamin i niezbędne oświadczenia do pobrania na stronie internetowej https://bip.mos.gov.pl/praca/wzory-oswiadczen/)
•   Bliższe informacje można uzyskać pod nr tel. (0-22) 36 92 207, 36 92 438, 36 92 426