sekretarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Prowadzi sekretariat Urzędu, przyjmuje korespondencję, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw, kompletuje, przedkłada do podpisu, rejestruje i wysyła.
• Przejmuje sprawy i akta oraz dokumentację sprawozdawczą od pracowników Urzędu, rejestruje je, wysyła oraz ewidencjonuje w teczkach i segregatorach, przekazuje pracownikom Urzędu polecenia, ustalenia, zarządzenia i komunikaty, prowadzi ewidencję kontroli.
• Zapewnia obsługę organizacyjną narad, konsultacji i spotkań z przedstawicielami urzędów oraz przedsiębiorców, uczestniczy w przygotowaniu prezentacji i opracowań, prowadzi terminarz spotkań.
• Prowadzi archiwum zakładowe, przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego
• Przyjmuje i przekazuje korespondencję kierowaną do Prezesa WUG lub do Wyższego Urzędu Górniczego, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów.
• Koordynuje sprawy związane z organizacją pobytu Prezesa WUG i innych osób oddelegowanych do wykonywania pracy w Warszawie oraz gości kierownictwa WUG.
• Zapewnia bieżącą obsługę i sprawne funkcjonowanie Gabinetu Prezesa WUG w Warszawie, załatwia formalności związane z dokumentacją służbową.
• Prowadzi sprawy organizacyjno – gospodarcze Sekretariatu Dyrektora Urzędu i Gabinetu Prezesa WUG w Warszawie

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: 5 lat (Powyżej 5 lat) przy obsłudze sekretariatu lub kancelarii
• Ukończony kurs specjalistyczny w zakresie prowadzenia archiwum
• Znajomość przepisów w niezbędnym zakresie, dotyczącym funkcjonowania administracji publicznej, kodeksu postępowania administracyjnego, kodeksu pracy, służby cywilnej.
• Umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych
• Zdolności interpersonalne, łatwość komunikacji i umiejętność dobrej organizacji pracy.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: średnie o profilu administracyjno-biurowym
• doświadczenie zawodowe: 1 rok w administracji publicznej

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopia dokumentu potwierdzająca ukończony kurs specjalistyczny w zakresie prowadzenia archiwum
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 31.01.2018
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Okręgowy Urząd Górniczy w Warszawie
  ul. Wilcza 46
  00-679 Warszawa
  
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Oferty należy wysłać lub składać w sekretariacie urzędu w zamkniętych kopertach z dopiskiem jednoznacznie wskazującym jakiego naboru dotyczą.
W ofercie należy podać dane kontaktowe – adres do korespondencji, adres e-mail, nr telefonu kontaktowego.
Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.
Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów.
Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.
Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni pisemnie. W ramach metod i technik naboru zostanie przeprowadzony test wiedzy (zakres: znajomość funkcjonowania administracji publicznej, kpa, kp, ustawa o służbie cywilnej), rozmowa kwalifikacyjna (zakres: zdolności interpersonalne, łatwość komunikacji, dobra organizacja pracy), ćwiczenia (zakres: obsługa komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych).
Dodatkowe informacje pod nr tel. 22-59 69 100