referendarz

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Wykonywanie prac związanych z obsługą sekretarską w celu zapewnienia sprawnej organizacji pracy sekretariatu i organizacji pracy Prezesa i Wiceprezesa w szczególności: obsługa telefoniczna Prezesa i Wiceprezesa, przygotowywanie i rozliczanie wyjazdów służbowych Prezesa i Wiceprezesa, dbanie o zapewnienie zasobów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania sekretariatu m. in. dbanie o uzupełnienie materiałów biurowych oraz środków spożywczych i utrzymywanie w odpowiednim stanie urządzeń i zaplecza technicznego sekretariatu (terminowe zgłaszanie odpowiednich zamówień i zapotrzebowań) oraz dokonywanie rozliczeń,
• Prowadzenie prac kancelaryjnych związanych z działalnością sekretariatu w celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów, a w szczególności: przedkładanie Prezesowi i Wiceprezesowi zarejestrowanej korespondencji wpływającej oraz dokumentów składanych do podpisu, przekazywanie poleceń oraz zgodnie z dekretacją korespondencji podpisanej przez Prezesa i Wiceprezesa innym komórkom organizacyjnym urzędu, przygotowywanie projektów pism dla Prezesa i Wiceprezesa, ewidencja korespondencji wychodzącej z podpisem Prezesa i Wiceprezesa oraz archiwizacja tych pism, wysyłanie poczty
• Nadzór nad utrzymaniem porządku w sekretariacie Prezesa, gabinecie Prezesa i Wiceprezesa oraz sali konferencyjnej, przygotowanie tych pomieszczeń do spotkań, a także przywracanie porządku po spotkaniach, w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy i spotkań dla Prezesa i Wiceprezesa oraz innych spotkań organizowanych w PAA
• Prowadzenie kalendarza spotkań, wizyt i wyjazdów Prezesa i Wiceprezesa oraz ich obsługa i organizacja (pilnowanie terminów spotkań, zawiadamianie uczestników spotkań, zgłaszanie gości w recepcji, przygotowanie i obsługa spotkań, przygotowywanie planu wyjazdów, itp.).
• Prowadzenie kalendarza spotkań PAA, w tym koordynacja rezerwacji sali konferencyjnej w celu sprawnej organizacji pracy Agencji,
• Przygotowywanie materiałów na spotkania organizowane przez Prezesa i Wiceprezesa, w tym prezentacji PowerPoint, sporządzanie protokołów i notatek ze spotkań, oraz ich obsługa w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy i spotkań dla Prezesa, Wiceprezesa i ich gości
• Przygotowywanie projektów odpowiedzi i odpowiadanie na zapytania e-mail przychodzące do PAA, w celu sprawnej obsługi klientów urzędu.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: 2 lata na stanowisku sekretarskim / asystenckim
• Znajomość języka angielskiego na poziomie dobrym,
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office w szczególności MS Word, Ms Excel i Ms PowerPoint,
• Obsługa sprzętu biurowego,
• Wysokie zdolności organizacyjne,
• Umiejętność efektywnego zarządzania czasem,
• Umiejętność rozwiązywania problemów i ustalania priorytetów,
• Wysoka kultura osobista,
• Inicjatywa, komunikatywność,
• Zaangażowanie i chęć stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• Umiejętność współpracy.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu, zarządzania projektami, organizacji pracy własnej, tworzenia i prezentacji PowerPoint oraz dokumentów w Ms Excel, przygotowywania i sporządzania notatek
• Szkolenie z protokołu dyplomatycznego,
• Umiejętność prowadzenia terminarzy, korzystania z narzędzi monitorowania stanu realizacji zadań m. in. Ms Excel.

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Dokument potwierdzający przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu, zarządzania projektami, tworzenia i prezentacji PowerPoint ,znajomości Ms Excel,
• Dokument potwierdzający przeszkolenie z protokołu dyplomatycznego,

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 18.09.2017
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Państwowa Agencja Atomistyki,
  ul. Krucza 36, 00-522 Warszawa.
  

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
W ofercie należy podać dane kontaktowe – adres do korespondencji, adres e-mail, nr telefonu. Życiorys/cv, list motywacyjny oraz wszystkie oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznie podpisane, w przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona. Wzory oświadczeń dostępne są na stronie internetowej PAA.
Oferty niekompletne i dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpływu oferty do urzędu.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć kopie tłumaczenia tych dokumentów dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Kandydaci zakwalifikowani do kolejnego etapu zostaną o powyższym poinformowani telefonicznie lub e-mailem. Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone. Nadesłanych dokumentów nie odsyłamy.
Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z ograniczoną sprawnością.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 695 98 38 lub 22 695 98 22).