referent

do spraw: przejmowania dokumentacji z wyborów oraz wykonywania czynności kancelaryjnych

w Kancelarii

Miejsce wykonywania pracy:

Kraków

Adres urzędu:

Archiwum Narodowe w Krakowie
ul. Sienna 16
30-960 Kraków

WARUNKI PRACY

- praca w siedzibie Urzędu jak również na terenie miasta Krakowa oraz okolic (obsługa wynajętych magazynów m.in. w Niepołomicach), - możliwe częste delegacje poza miejsce pracy związane z przejmowaniem dokumentacji z wyborów, - wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem dokumentacji, - częste kontakty z klientem zewnętrznym, - w magazynach możliwy kontakt z kurzem, pyłem osiadłym i zanieczyszczeniami mikrobiologicznymi (grzyby, pleśnie), - praca na wysokości do 3 m w magazynach, - praca biurowa (siedząca przy komputerze, powyżej 4 godzin dziennie), - użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, skaner, drukarka), - naturalne i sztuczne oświetlenie miejsca pracy, - magazyny archiwalne znajdują się na parterze i pierwszym piętrze budynku bez windy, poza siedzibą Centrali Urzędu - stanowisko zlokalizowane na pierwszym piętrze urzędu - budynek nie jest przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową (brak podjazdu do budynku i windy dla wózków inwalidzkich)

ZAKRES ZADAŃ

Przejmowanie i obsługa dokumentacji z wyborów przejętej na czasowe przechowanie do Archiwum Narodowego w Krakowie zgodnie z wytycznymi Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy (Dz.U. z 2018r., z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępnianie dokumentów z wyborów (Dz.U. z 2018r., poz. 1995 z póź.zm.)
utrzymywanie kontaktów z urzędnikami wyborczymi, Delegaturami Krajowego Biura Wyborczego, Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych
sprawdzanie poprawności przygotowania dokumentacji do przejęcia: analizowanie protokołów zdawczo-odbiorczych, udzielanie szczegółowych konsultacji i instruktaży dotyczących przejmowania dokumentacji wyborczej
ustalanie terminów przejęcia dokumentacji wyborczej do Archiwum i czynne uczestnictwo w przejmowaniu dokumentacji
rozmieszczanie i systematyzacja dokumentacji z wyborów w magazynie poza siedzibą Archiwum
prowadzenie korespondencji w zakresie przejmowania i obsługi przechowywanej dokumentacji
udostępnianie dokumentacji wyborczej na wniosek uprawnionych organów wskazanych w art. 79 paragraf 3 Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy (Dz.U. z 2018r., poz. 754,100,134 z póź. zmianami) tj. Sądów, Prokuratury lub Policji
zapewnienie należytych warunków przechowywania dokumentacji wyborczej (fizyczne zabezpieczenie dokumentacji, sprawdzanie warunków klimatycznych magazynu)
-inicjowanie procedury brakowania i przygotowania stosownej dokumentacji
Udzielanie informacji o zasobie archiwalnym, sposobach i terminach załatwienia spraw
przyjmowanie podań oraz pomoc przy ich sporządzaniu
Prowadzenie kartoteki o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
Rejestrowanie i załatwianie kwerend w zakresie rzeczowym punktu informacyjnego
Przyjmowanie przesyłek listowych, paczek pocztowych oraz ich ekspedycja
Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego w celu właściwego zabezpieczenia dokumentacji.
Pomoc w pracach sekretariatu w zakresie: obsługi zebrań, spotkań, posiedzeń ciał kolegialnych oraz organizowanych kursów, warsztatów i szkoleń
Współpraca w zakresie prowadzenia spraw związanych z odpłatnym przechowywaniem dokumentacji niearchiwalnej poprzez: prowadzenie korespondencji w zakresie obsługi przechowywanych dokumentów; inicjowanie procedury brakowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania i przygotowania stosownej dokumentacji (spisów zdawczo – odbiorczych, wniosków na brakowanie
Obejmowanie zastępstwa w razie nieobecności współpracownika, w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Kancelarii.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

Wykształcenie: średnie
znajomość Ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach oraz rozporządzeń wykonawczych
znajomość Kodeku Wyborczego oraz rozporządzeń wykonawczych
znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
znajomość Ustawy o służbie cywilnej
umiejętność obsługi komputera w zakresie pakietów biurowych
znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
dobra organizacja pracy
umiejętność pracy w zespole
komunikatywność
łatwość w nawiązywaniu kontaktów
odporność na stres
asertywność
kultura osobista
dyspozycyjność
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

Wykształcenie: wyższe
znajomość języka angielskiego, rosyjskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym
kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu naboru

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

Dokumenty należy złożyć do: 28.02.2020
Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Archiwum Narodowe w Krakowie,
30-960 Kraków
ul. Sienna 16

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Administratorem danych jest Archiwum Narodowe w Krakowie z siedzibą w Krakowie (kod 30ؘ–960) przy ul. Siennej 16, tel. 12 422 40 94, e-mail: sekretariat@ank.gov.pl. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem należy kontaktować się z p. Renatą Chlewicką, Inspektorem Ochrony Danych w Archiwum – tel. 12 422 40 94 w. 29, e-mail: iod@ank.gov.pl; Podane przez Panią/Pana dane osobowe będą mogły być przekazane wyłącznie podmiotom, które będą posiadały podstawę prawną do ich przetwarzania wynikającą z odrębnych przepisów. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

•   W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
•   Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
•   Proponowane wynagrodzenie brutto 2600 zł
•   Dokumenty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem „referent” wraz z podaniem nr ogłoszenia
•   CV, list motywacyjny i wymagane oświadczenia należy opatrzyć datą i własnoręcznym podpisem.
•   Oferty niekompletne, niespełniające wymagań niezbędnych oraz otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.
•   Osoby zakwalifikowane do naboru zostaną powiadomione e-mailem lub telefonicznie o terminie postępowania związanego z naborem.
•   Dokumentów nie odsyłamy.
•   Oferty złożone po terminie, niekompletne oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną zniszczone po upływie 3 miesięcy od daty zakończenia naboru.
•   Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 12 422 40 94 wew. 25 w godz. 7.00-14.00.
Techniki i metody naboru:
•   weryfikacja nadesłanych ofert,
•   test z wiedzy z zakresu wymagań niezbędnych
•   rozmowa kwalifikacyjna

WZORY OŚWIADCZEŃ:

Oświadczenie w związku z ubieganiem się o stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej