inspektor

do spraw: obsługi sekretariatu Dyrektora Generalnego Urzędu

w Biurze Organizacji i Kadr

Miejsce wykonywania pracy:

Gorzów Wielkopolski

Adres urzędu:

Lubuski Urząd Wojewódzki
ul. Jagiellończyka 8
66-400 Gorzów Wlkp.

WARUNKI PRACY

- nietypowe godziny pracy – możliwa praca w godzinach nadliczbowych, dyspozycyjność, - praca biurowa, przy monitorze komputerowym powyżej 4 godzin dziennie, - obowiązki na tym stanowisku pracy mają charakter jednolity, przepisy i procedury dość szczegółowo określają sposób i tryb działania na danym stanowisku, wymagana jest znajomość procedur obowiązujących w całym urzędzie oraz bieżąca znajomość zadań realizowanych w wydziałach, - w przypadku umawiania terminów spotkań i rozmów telefonicznych z interesantami potrzebna jest postawa asertywna oraz umiejętność organizacji pracy własnej i otwarty stosunek do klienta, - bariery architektoniczne: ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich konieczna asysta innego pracownika, - brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym, - miejsce pracy zlokalizowane na III piętrze, zainstalowana winda

ZAKRES ZADAŃ

prowadzenie ewidencji pism wpływających i wychodzących przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz prowadzenie podstawowych spraw kadrowych Dyrektora Generalnego (ewidencja czasu pracy, urlopy, delegacje)
przyjmowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu Dyrektora Generalnego oraz ich rozdzielanie na poszczególne wydziały/biura/zespoły Urzędu
prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora Generalnego
obsługa organizacyjno-techniczna narad, spotkań i uroczystości z udziałem Dyrektora Generalnego oraz przygotowywanie potrzebnych informacji
przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa poczty elektronicznej, udzielanie informacji zgłaszającym się interesantom
redagowanie i wysyłanie pism na polecenie Dyrektora Generalnego oraz przygotowywanie korespondencji okolicznościowej na potrzeby Dyrektora Generalnego
zabezpieczanie materiałów biurowych i innych na potrzeby sekretariatu i Dyrektora Generalnego, przechowywanie pieczęci służbowych
organizowanie praktyk studenckich i uczniowskich, wolontariatu oraz nadzór nad ich prawidłowym przebiegiem

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

Wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe: 6 miesięcy w obszarze obsługi klienta lub w sekretariacie
znajomość ustawy o służbie cywilnej oraz zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu służby cywilnej
znajomość zasad instrukcji kancelaryjnej
znajomość obsługi pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie: edytora tekstów MS Word, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, tworzenia prezentacji multimedialnych MS Power Point, obsługi poczty elektronicznej
dobra organizacja pracy, łatwość komunikacji
umiejętność pracy w zespole
odporność na stres, dyspozycyjność
zorientowanie na obsługę klienta, wysoka kultura osobista
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

kreatywność, samodzielność
umiejętność pracy w warunkach stresowych
umiejętność rozmowy z trudnym klientem

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

Życiorys/CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

Dokumenty należy złożyć do: 14.07.2018
Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Lubuski Urząd Wojewódzki
ul. Jagiellończyka 8
66-400 Gorzów Wlkp.

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Każdy kandydat przystępujący do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

Administrator danych i kontakt do niego: Wojewoda Lubuski z siedzibą w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Jagiellończyka 8, 66-400 Gorzów Wlkp.
Kontakt do inspektora ochrony danych: iod@lubuskie.uw.gov.pl
Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej
Informacje o odbiorcach danych: jedynym podmiotem przetwarzającym powyższe dane jest Lubuski Urząd Wojewódzki z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Jagiellończyka 8, 66-400 Gorzów Wlkp.
Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska)
Uprawnienia:
- prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych; żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 22¹ Kodeksu pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

- w ofercie należy podać dane kontaktowe – adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu,
- dokumenty aplikacyjne powinny zawierać oświadczenia o treści wskazanej w ogłoszeniu, własnoręcznie podpisane i opatrzone aktualną datą,
- wzór oświadczenia jest do pobrania na stronie http://bip.lubuskie.uw.gov.pl/praca_w_luw/pliki_praca.html
- list motywacyjny powinien być odręcznie podpisany,
- osoby zakwalifikowane do kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego zostaną powiadomione e-mailem lub telefonicznie,
- oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego),
- oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone,
- dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 95/7115 263.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.