samodzielny referent

WARUNKI PRACY

ZAKRES ZADAŃ

• Prowadzenie Kancelarii Archiwum Państwowego w Zamościu zgodnie z instrukcją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
• Obsługa interesantów krajowych i zagranicznych oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych Archiwum
• Przyjmowanie pism, podań i gotówki na opłaty bezpośrednio od interesantów oraz wypisywanie rachunków
• Przejmowanie i ewidencjonowanie wpływającej do Archiwum korespondencji oraz przesyłek pocztowych tradycyjnych i elektronicznych
• Prowadzenie ewidencji spraw terminowych
• Przygotowywanie korespondencji do wysyłki w formie tradycyjnej i elektronicznej
• Obsługa punktu kancelaryjnego systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW)
• Prowadzenie registratury Archiwum - zakładanie teczek aktowych, kompletowanie spraw do załatwiania oraz sporządzanie spisów akt do archiwum zakładowego
• Dokonywanie zakupów materiałów kancelaryjnych, gospodarczych oraz środków czystości
• Prowadzenie książki inwentarzowej Archiwum oraz biblioteki Archiwum
• Prowadzenie innych prac zleconych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Dyrektora Archiwum Państwowego w Zamościu
• Podnoszenie kwalifikacji zawodowych
• Należyta dbałość o powierzone mienie
• Sporządzanie i edytowanie pism urzędowych

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

• Wykształcenie: średnie ekonomiczne, administracja
• staż pracy: 5 lat w prowadzeniu kancelarii, obsłudze sekretariatu lub biura, na stanowisku o podobnym zakresie zadań.
• dobra organizacja miejsca pracy i odporność na stres
• komunikatywna znajomość języka angielskiego
• wysoka kultura osobista
• swobodna obsługa komputera, przeglądarki internetowej oraz poczty elektronicznej
• bardzo dobra znajomość pakietu biurowego MS Office (word, excell, access)
• znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
• umiejętność redagowania pism urzędowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

WYMAGANIA DODATKOWE

• Wykształcenie: wyższe na kierunku administracja
• doświadczenie zawodowe: 2 lata na stanowisku o podobnym zakresie zadań
• doświadczenie w obsłudze systemu EZD PUW
• znajomość przepisów archiwalnych
• znajomość instrukcji kancelaryjnej w archiwach państwowych
• znajomość przepisów z zakresu finansów publicznych i rachunkowości oraz zamówień publicznych
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

TERMINY I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

• Dokumenty należy złożyć do: 11.06.2018
• Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Archiwum Państwowe w Zamościu
  ul. Hrubieszowska 69A
  22-400 Zamość
  

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Każdy kandydat przystępujący do naboru podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

• Administrator danych i kontakt do niego: Administratorem danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Zamościu z siedzibą: ul. Hrubieszowska 69A, 22-400 Zamość
• Kontakt do inspektora ochrony danych: Inspektorem ochrony danych w Archiwum Państwowym w Zamościu jest Pan Bartosz Sierpniowski, tel. 84 542 10 37, iod@zamosc.ap.gov.pl
• Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej
• Informacje o odbiorcach danych: Podmiotem przetwarzającym Państwa dane osobowe jest Archiwum Państwowe w Zamościu, ul. Hrubieszowska 69A, 22-400 Zamość. Dane będą przetwarzane wyłącznie na potrzeby naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.
• Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska)
• Uprawnienia:
  • prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych; żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
• Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 22¹ Kodeksu pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

INNE INFORMACJE:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Wszystkie wyżej wymienione dokumenty muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem kandydatki/kandydata.

Wymagane dokumenty i aplikacje należy składać osobiście lub przesłać pocztą na adres: Archiwum Państwowe w Zamościu
ul. Hrubieszowska 69A
22-400 Zamość
w terminie do 11 czerwca do godziny 12:00, w zamkniętej kopercie z dopiskiem "Nabór na stanowisko samodzielnego referenta do spraw administracji".
Dokumenty i aplikacje, które wpłyną do Archiwum po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

Planowane techniki i metody naboru:
1) weryfikacja formalna ofert;
2) test wiedzy i umiejętności lub rozmowa kwalifikacyjna

Kandydatki lub kandydaci spełniający wymagania formalne zostaną poinformowani za pomocą poczty elektronicznej lub telefonicznie (proszę o podanie w CV adresu mailowego i nr telefonu kontaktowego) o kolejnym etapie naboru.

Archiwum Państwowe w Zamościu jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.