CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY: Stanowisko zostało utworzone w celu zapewnienia obsługi administracyjno - kancelaryjnej placówki m.in. przyjmowanie, ewidencjonowanie dokumentów niejawnych i jawnych oraz koordynowanie obiegu dokumentów niejawnych oraz spraw związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracowników. Stanowisko to jest również elementem wspierającym system informacji i wzajemnej komunikacji pomiędzy Komendantem Placówki a pozostałymi pracownikami.

CHARAKTER STANOWISKA I SPOSÓB WYKONYWANIA NA NIM ZADAŃ:  Praca biurowa w pomieszczeniach PSG w Sanoku. Czas pracy: system podstawowy (godz. pracy od poniedziałku do piątku od 07:30 do 15:30). Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin. Brak podległych pracowników. Kontakty zewnętrzne: kilka razy w tygodniu - Poczta Polska w celu odbioru i wysyłania przesyłek, kilka razy w miesiącu - Pracownicy innych urzędów (np. Komendy Policji, Prokuratury, Sądu) w celu wyjaśnienia danych formalnych korespondencji. Horyzont planowania - powyżej 1 kwartału do 1 roku. Czynniki szczególnie utrudniąjące wykonywanie zadań: zagrożenie naciskami grup przestępczych, zagrożenie korupcją. Przykłady: asystent ewidencjonuje i przetwarza dokumenty niejawne, w tym dokumenty zawierające plany i działania funkcjonariuszy operacyjno - śledczych wobec zorganizowanych grup przestępczych. Wobec tego stanowisko powyższe zagrożone jest naciskami grup przestępczych oraz korupcją. Inne upoważnienia: Pełnomocnictwo pocztowe, Upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych w pełnym zakresie (ewidencja i obieg materiałów niejawnych), Upoważnienie do dostępu do danych osobowych funkcjonariuszy i pracowników, Upoważnienie do podpisywania w imieniu K-nta PSG w Sanoku za zgodność kopii, odpisu wypisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu, Upoważnienie do oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY: Stanowisko pracy zlokalizowane jest w pokoju biurowym na parterze w Placówce SG w Sanoku. Podstawowe wyposażenie stanowiska to: komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner, urzadzenia pomiarowe. Bariery architektoniczne: możliwość poruszania się po budynku, drzwi odpowiedniej szerokości, odpowiednio dostosowane toalety. Budynek nie posiada podjazdu dla osób niepełnosprawnych.

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ: Osoba zatrudniona na przedmiotowym stanowisku na bieżąco, bez zbędnej zwłoki ewidencjonuje i przekazuje dokumenty niejawne adresatom lub innym osobom na podstawie dekretacji adresata. Stanowisko pracy wymaga systematyczności, pilności, dynamiczności i samodzielności w realizacji zadań. Odpowiedzialna jest w pełni za weryfikację kompletności dokumentów niejawnych w poszczególnych sprawach, poprawności oznaczenia klauzulami tajności oraz zabezpieczenie materiałów przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnionym ujawnieniem. Złożoność zadań na stanowisku polega na tym, iż służy radą i pomocą w zakresie interpretacji przepisów z zakresu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz koordynuje wykonywanie tych zadań przez osoby pracujące w innych komórkach organizacyjnych, co powoduje że osoba na opisywanym stanowisku musi posiadać kompletną wiedzę z zakresu czynności kancelaryjnych oraz przepisów regulujących obieg i oznaczanie materiałów niejawnych. Obowiązujące przepisy dotyczące spraw kadrowych pracowników są złożone, niespójne oraz w wielu przypadkach nie wyczerpują całości zagadnienia. Zadania wykonywane na tym stanowisku wymagają znajomości prawa pracy, służby cywilnej jak i związanych z nimi przepisów wykonawczych. Reasumując, na opisywanym stanowisku pracy występuje duża różnorodność zadań, gdyż m.in. obieg dokumentów niejawnych odbywa się wg ściśle określonych regulacji, a osoba zatrudniona na zajmowanym stanowisku zobowiązana jest do wyboru odpowiedniego trybu postępowania lub procedury działania z określonymi przypadkami przetwarzania informacji niejawnych. Różnorodność wykonywanych zadań przejawia się również w przygotowywaniu i prowadzeniu szkoleń z zakresu wykonywania czynności kancelaryjnych. Obowiązki wymagają stosowania własnego osądu oraz oceny zgodności działań z obowiązującymi przepisami. Częste zmiany w przepisach oraz ich niejednoznaczność wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz częstej aktualizacji posiadanej wiedzy. Decyzje dot. skomplikowanych przypadków są podejmowane w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym. Przykłady: prowadzenie szkolenia z zakresu wykonywania czynności kancelaryjnych, wykorzystując posiadaną wiedzę; podejmowanie decyzji o przyjęciu dokumentu lub odmowie przyjęcia do ewidencji w przypadkach stwierdzenia braków formalnych; doraźna koordynacja zadań realizowanych przez osoby nie będące pracownikami kancelarii tajnej w zakresie oznaczania, ewidencjonowania, zmiany i znoszenia klauzul tajności oraz przesyłania dokumentów niejawnych; egzekwowanie zwrotu dokumentu niejawnego do kancelarii, sytuacje bezprecedensowe dotyczą najczęściej czasu pracy wymagają dogłębnej znajomości przepisów regulujących ten temat; postępowanie w przypadku braku łączności między urządzeniami faksowymi Rightfax i Turkus - ustalenie i zorganizowanie zastępczej formy przekazania informacji (e-mail, przekazanie dokumentu przez pocztę) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi placówki.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA: Praca na stanowisku asystenta polega na bieżącej obsłudze kancelaryjno - administracyjnej jak również elementy pracy kadrowej. W tym zakresie zadania wykonywane są od początku do końca samodzielnie, osoba zajmująca stanowisko odpowiada, za organizację i zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów niejawnych. Pracownik na danym stanowisku wykazuje się inicjatywą w zakresie informowania i bieżącego przekazywania korespondencji - dokumentów niejawnych do adresatów, a także aktualizacji wykonywanych zadań w ramach przystosowania do zmieniających się przepisów i regulacji wynikających z regulacji prawnych. Na stanowisku wymagana jest umiejętność przekazywania informacji w sposób jasny, zwięzły i precyzyjny oraz wskazana jest postawa asertywna oraz zdolność przekonywania i argumentacji. Realizuje zadania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oraz wytyczne pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych, decyzje są podejmowane w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji własnych rozwiązań w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. Podczas wykonywania pracy na stanowisku pracownik wykazuje się samodzielnością przy realizacji podstawowych zadań np. samodzielnie przygotowuje przesyłki niejawne i przekazuje je Poczcie Specjalnej do wysłania. Praca asystenta jest okresowo kontrolowana przez bezpośredniego przełożonego. Przykłady: weryfikacja pod względem formalnym wytworzonych przez wykonawców dokumentów niejawnych skutkująca przyjęciem dokumentu do rejestracji bądź jej odmową; koordynacja zadań poprzez udzielanie instruktaży, porad w zakresie czynności kancelaryjnych realizowanych przez osoby upoważnione; realizacja zadań związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracowników oraz wykonywanie dokumentów sprawozdawczych w tym zakresie prowadzi w sposób samodzielny; dokonuje sprawdzenia otrzymywanych wniosków urlopowych i weryfikuje je z zatwierdzonym planem urlopów na dany rok, a następnie przedstawia komendantowi placówki do zatwierdzenia; w sytuacjach skomplikowanych przedstawia propozycje rozwiązania problemów wraz z argumentacją i ewentualnymi zagrożeniami wynikającymi z proponowanego rozwiązania.