starszy referent

Do spraw: administracyjnych Okręgowy Urząd Górniczy w Kielcach ul. Wrzosowa 44 25-211 Kielce

Pierwszeństwo dla osób
z niepełnosprawnościami

Dostępne także dla
cudzoziemców

Liczba stanowisk

Wymiar etatu

Status

koniec naboru

Miejsce pracy

Okręgowy Urząd Górniczy ul. Wrzosowa 44 25-211 Kie

Ważne do

4 kwietnia
2022 r.

Nabór zakończony. Wynik naboru dostępny jest TUTAJ

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

Prowadzi obsługę kancelaryjną Urzędu, przyjmuje korespondencję wpływającą do Urzędu, za pośrednictwem: poczty, poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrednio do sekretariatu oraz kancelarii
Rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw, ponadto kompletuje, przedkłada do podpisu oraz rejestruje i wysyła korespondencję wychodzącą, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
Przyjmuje akta wytworzone w Urzędzie wg ustalonego harmonogramu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, porządkuje akta, ewidencjonuje posiadane i przyjmowane akta oraz przechowuje w celu zabezpieczenia materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
Prowadzi archiwum zakładowe, przyjmuje akta wytworzone w Urzędzie wg ustalonego harmonogramu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, porządkuje akta, ewidencjonuje posiadane i przyjmowane akta oraz przechowuje w celu zabezpieczenia materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
Prowadzi, przechowuje i przygotowuje do archiwum zakładowego dokumentację sporządzoną na stanowisku pracy celem zapewnienia właściwego obiegu i archiwizacji tej dokumentacji
Udostępnia i wypożycza akta zgromadzone w archiwum zakładowym do celów służbowych i innych w celu uzyskania informacji znajdujących się w archiwum Urzędu
Planuje działania w rocznym horyzoncie czasowym związane oraz przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego
Utrzymuje stały kontakt z Archiwum Państwowym w celu koordynowania i zapewnienia prawidłowego wykonywania ustawowych obowiązków związanych z przekazywaniem akt do Archiwum Państwowego oraz sporządza sprawozdanie ze stanu posiadanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania informacji Dyrektorowi Urzędu

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

Wykształcenie: średnie
Staż pracy co najmniej 1 rok w sekretariacie, kancelarii lub archiwum zakładowym
Ukończenie kursu specjalistycznego w zakresie archiwum zakładowego
Znajomość przepisów w niezbędnym zakresie, dotyczących zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym urzedów górniczych i ich zadań wynikających z obowiązujących przepisów
Ogólna znajomość procedury administracyjnej
Znajomość ustaw: o służbie cywilnej i archiwizacji, o pracownikach urzędów państwowych, o ochronie danych osobowych, o ochronie informacji niejawnych
Skuteczna komunikacja, asertywność, samodzielność i inicjatywa
Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu i poczty elektronicznej
Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

Wykształcenie: średnie o profilu administracyjno - biurowym lub ekonomicznym
Staż pracy co najmniej 6 miesięcy w administracji publicznej

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy

Wysiłek fizyczny
Praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych
Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
Budynek urzędu dostosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich

Dodatkowe informacje

Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru.
Nie rozpatrzymy oferty, którą nadałeś po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.
Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

W ofercie należy podać dane kontaktowe: adres do korespondencji, adres e-mail, nr telefonu
Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań
niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów
Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane
Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni pisemnie

Planujemy następujące metody/techniki naboru:

Sprawdzenie wymagań formalnych ofert - analiza dokumentów
Sprawdzenie wiedzy- test wiedzy
Sprawdzenie umijętności obsługi komputera - wykonanie zestawu zadań na komputerze
Sprawdzenie doświadczenia zawodowego i kompetencji - rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany

Twoja aplikacja musi zawierać
(dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz
(dokumenty dodatkowe)

Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Aplikuj
do 4 kwietnia 2022

W formie papierowej i w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "ogłoszenie nr 95068"

na adres:

Okręgowy Urząd Górniczy w Kielcach
ul. Wrzosowa 44
25-211 Kielce

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

041 344 44 86, 041 200 17 75

lub mailowego na adres: ougkielce@wug.gov.pl

Dokumenty należy złożyć do: 04.04.2022
Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego: Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego w Kielcach, ougkielce@wug.gov.pl, tel.: 041 344 44 86
Kontakt do inspektora ochrony danych: Michał Oset, iod@wug.gov.pl, tel.: 032 736 18 57
Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
Informacje o odbiorcach danych: Wyższy Urząd Górniczy, ul. Poniatowskiego 31, 40-055 Katowice
Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. prawo do usunięcia danych osobowych;
  - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podstawa prawna przetwarzania danych:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane