Urząd Morski w Gdyni

81-338 Gdynia ul.Chrzanowskiego 10

Ogłoszenie nr 99327 / 23.05.2022

Dołącz do nas jako:

specjalista

Do spraw: administracyjno - biurowych, ewidencji ruchu statków i sprawozdawczości w Kapitanacie Portu Nowy Świat

#administracja publiczna #gospodarka morska

Umowa na czas
określony (np. projektu)

Liczba stanowisk

Wymiar etatu

Status

koniec naboru

Miejsce pracy

82-120 Skowronki - Nowy Świat

Ważne do

6 czerwca
2022 r.

Wynagrodzenie
zasadnicze

od 3364,93 zł
do 3610,79 zł brutto

Nabór zakończony. Wynik naboru dostępny jest TUTAJ

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

Przyjmuje i przedkłada Kapitanowi Portu(w razie nieobecności osobie zastępującej) przychodzącą korespondencję w formie pisemnej i elektronicznej oraz rozdziela ją według dekretacji kapitana portu; sprawdza terminy wykonania zadań ustalonych przez kapitana portu, prowadzi korespondencę telefoniczną w celu sprawnej obsługi interesantów kapitanatu oraz wsparcia działań kapitana portu
Prowadzi dokumentację całości spraw sekretariatu wraz z archiwizacją akt jawnych w celu prawidłowego obiegu dokumentów i wypełnienia obowiązku archiwizacji akt kapitanatu Portu. Koordynuje sprawy związane z potrzebami finansowymi kapitanatu w celu zapewnienia środków finansowych na doraźne zaopatrzenie kapitanatu
Wprowadza dane do systemu TransmorN celem ewidencji ruchu statków, ładunków dla potrzeb UE i krajowych Urzędów Statystycznych oraz sporządzanie miesięcznych raportów dla Eurostatu zgodnie z wymaganiami EU
Redaguje w wersji dwujęzycznej pisma i korespondencję elektroniczną na potrzeby kapitanatu portu i sekretariatu w celu zapewnienia udokumentowanej współpracy z podmiotami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Prowadzei sprawy osobowech w kapitanacie portu w celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej pracy kapitanatu
Prowadzi dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Kapitana Portu w celu zapewnienia właściwego przebiegu podróży i rozliczenia delegacji służbowych w komórce finansowo-księgowej . Koordynuje sporządzanie sprawozdań i dokumentacji w zakresie realizacji zadań kapitanatu portu, stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności sekretariatu i przekazywania wymaganych danych w ramach współpracy do komórek organizacyjnych Urzędu lub podmiotów zewnętrznych
Organizuje prace porządkowe wykonywe przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych w celu utrzymania czystości pomieszczeń biurowych i powierzchni ogólnych oraz utrzymania należytego ładu na terenie kapitanatu. Analizowanie zgłoszeń statków w systemie PHICS pod kątem prawidłowego wypełniania przez agentów formularzy ewidencyjnych w transporcie morskim
Kontroluje zgłoszenia agentów przekazywane w systemie PHICS celem prawidłowego wprowadzania danych do systemu TransmorN, oraz uzgadnia z Urzędem Statystycznym prawidłowość przekazywanych danych, ewentualne wprowadza korekt, wynikających z błędnych danych agencji, po zgłoszeniu przez Urząd Statystyczny.
Prowadzi statystyki jednostek i pasażerów żeglugi krajowej w celu realizacji wymogów UE - system TransmorN.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

Wykształcenie: wyższe
Doświadczenie zawodowe co najmniej 2 lata pracy biurowej
Komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań.
Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań.
Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań.
Umiejętność współpracy
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

Wykształcenie: wyższe na kierunku logistyka, administracja lub o profilu morskim
Doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok w administracji publicznej

Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.
Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wykonywanych zadań.
Wiedza w zakresie systemu zarządzani jakością.
Prawo jazdy kat.B
umiętność obsługi komputera w tym pakietu Microsoft Office( Word, Excel, Power Point)

Co oferujemy

Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
Miejsce parkingowe na terenie urzędu
Dopłaty do żłobka, przedszkola i klubu dziecięcego oraz opieki sprawowanej przez opiekuna dziennego
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
Zniżki na wypoczynek w ośrodkach wypoczynkowych

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Jako osoba z niepełnosprawnością nie możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – nie składaj dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wyniósł co najmniej 6%.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

Czynniki szkodliwe i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie

Narzędzia i materiały pracy: komputer

Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- brak schodołazu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych

Dodatkowe informacje

Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru.
Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

Oferty niekompletne, w tym brak własnoręcznie podpisanych listu motywacyjnego i wymaganych oświadczeń oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego)
Urząd poinformuje osoby, które zakwalifikowały się do poszczególnych etapów naboru telefoniczne lub drogą elektroniczną, a brak kontaktu jest równoznaczny z niezakwalifikowaniem kandydata do dalszych etapów naboru
Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto 3364,93 zł.do 3610,79 zł.oraz dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego, w zależności od udokumentowanego stażu pracy + dodatkowe wynagrodzenie roczne.
Do składania ofert zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu

Planujemy następujące metody/techniki naboru:

analiza dokumentów
rozmowa kwalifikacyjna

Twoja aplikacja musi zawierać
(dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz
(dokumenty dodatkowe)

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Aplikuj
do 6 czerwca 2022

W formie papierowej i w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "ogłoszenie nr 99327"

na adres:

Urząd Morski w Gdyni
Kancelaria Ogólna
ul. Chrzanowskiego 10
81-338 Gdynia

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

058 355 31 78

Dokumenty należy złożyć do: 06.06.2022
Decyduje data: stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy w Urzędzie Morskim w Gdyni

1. AdministratorAdministratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Dyrektor Urzędu Morskiego w Gdyni, ul. Chrzanowskiego 10, 81-338 Gdynia.

2. Inspektor ochrony danychMogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym przez Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem: – Urząd Morski w Gdyni, ul. Chrzanowskiego 10, 81-338 Gdynia – e-mail: iod@umgdy.gov.pl

3. Cel i podstawy przetwarzaniaPaństwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy[1] będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego[2].Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda[3] na przetwarzanie tych danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.Jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie[4], która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

4. Odbiorcy danych osobowychPaństwa dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom, z którymi Dyrektor Urzędu Morskiego w Gdyni zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu.

5. Okres przechowywania danychPaństwa dane zgromadzone w procesie rekrutacyjnym będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata lub – w przypadku niewybrania żadnego kandydata – od daty publikacji wyniku naboru.

6. Prawa osób, których dane dotycząMają Państwo prawo do:- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii- sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;- ograniczenia przetwarzania danych osobowych; – usunięcia danych osobowych; – wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa)

7. Informacja o wymogu podania danychPodanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

[1] Art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: Kp) oraz w przypadku kandydatów na stanowiska w służbie cywilnej – Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;[2] Art. 221 § 1 pkt. 4 – 6 Kp wzw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku danych określonych w art. 221 § 1 pkt. 1 – 3 Kp podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;[3] Art. 6 ust. 1 lit a RODO;[4] Art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Wzory oświadczeń

Liczba odwiedzin: 1577

Wytworzył/odpowiada: Dyrektor

Jednostka organizacyjna: Urząd Morski w Gdyni

Udostępnił: Emilia Macholl

Komórka organizacyjna: Wydział Spraw Pracowniczych

Wprowadzono: 23.05.2022