specjalista

Do spraw: obsługi sekretariatu Wydział Administracyjno-Techniczny

Umowa na czas
określony (np. projektu)

Liczba stanowisk

Wymiar etatu

Status

nabór w toku

Miejsce pracy

Gdańsk
Trakt św.Wojciecha 293

Ważne do

16 listopada
2025 r.

Termin składania ofert minął. Informacja o wyniku naboru zostanie opublikowana po jego zakończeniu i link do wyniku zostanie umieszczony w tym miejscu.

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających do Inspektoratu, zapewnia prawidłowy obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej poprzez system EZD i inne stosowane w Inspektoracie systemy informatyczne
wykonuje czynności kancelaryjne stosując również tradycyjny obieg dokumentów, tj. w formie papierowej
wykonuje czynności kancelaryjne na podstawie obowiązujących regulacji prawnych obowiązujących w Inspektoracie oraz przepisów szczególnych, tj. rozporządzeń, ustaw
obsługuje programy wspomagające pracę sekretariatu m.in. EZD, e-Puap, wybranych programów pakietu MC Oficce (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) itp. oraz obsługa urządzeń biurowych
kompletuje, przedkłada do podpisu i dekretacji dokumentację wraz z korespondencją do kierownika jednostki i rozdziela do właściwych komórek organizacyjnych
prowadzi składy chronologiczne
archwizuje dokumenty wytworzone w sekretariacie
prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków
redaguje pisma zlecone przez kierownictwo jednostki
przygotowuje i obsługuje narady, spotkania, szkolenia itp.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

Wykształcenie: wyższe
Doświadczenie zawodowe co najmniej 6 miesięcy w prowadzeniu i obsłudze sekretariatu
Umiejętność obsługi komputera w środowisku Windows i pakietu biurowego MS Office ze szczególnych uwzględnienim Word, PowerPoin, Excel
Bardzo dobra organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
Umiejętność wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe
Rzetelność
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek / kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Zapoznaniu się z Procedurą Zgłoszeń Wewnętrznych w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska, dostępne pod linkiem https://wios-gdansk.bip.gov.pl/skargi-wnioski-i-petycje/skargi-i-wnioski.html
Znajomość Rozporządzenia RM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Wiedza w zakresie stosowania w praktyce Instrukcji Kancelaryjnei i Rzeczowego Wykazu Akt
Znajomość Ustawy o Służbie Cywilnej, Ustawy o Wojewodzie i Administracji Rządowej w województwie, znajomość Zarządzenia Prezesa RM w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad Służby Cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu Służby Cywilnej
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

systematyczność i dokładność
Myślenie analityczne
Umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych
prawo jazdy kat.B

Co oferujemy

Indywidualny rozkład czasu pracy
Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
Miejsce parkingowe na terenie urzędu
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

możliwość rozwoju zawodowego
stabilną i ciekawą pracę
dodatek za wiololetnią pracę
dodatkowe wynagrodzenie roczne

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Jako osoba z niepełnosprawnością nie możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – nie składaj dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wyniósł co najmniej 6%.

Warunki pracy

praca w siedzibie urzędu
kontakt z przedstawicielami kontrolowanych podmiotów, innych organów oraz petentów
praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie
zagrożenie korupcją
zagrożenie naciskami grup przestępczych
bariery architektoniczne związane z poruszaniem się po budynku, schody, brak windy, brak odpowiedniej szerokości drzwi, brak odpowiednio dostosowanych toalet, brak podjazdu
stres związany z obsługą klienta, interesanta zewnętrznego
praca pod presją czasu

Dodatkowe informacje

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).
Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).
Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.
Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

List motywacyjny, CV oraz oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw ich datę sporządzenia. Informację o wynikach naboru na powyższe stanowisko zostanie opublikonana na stronach internetowych: http://bip.kprm.gov.pl; https://wios-gdansk.bip.gov.pl oraz udostępniona w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Urzędu.

Planujemy następujące metody/techniki naboru:

Nabór kandydatek/kandydatów odbywa się II etapowo.
I etap to ocena dokumentów złożonych przez kandydatki
i kandydatów do pracy pod względem terminowości, kompletności
i spełnienia wymogów formalnych. II etap to rozmowy kwalifikacyjne,
na które zaproszone są te osoby, które spełniają wymagania formalne.
Następnie kandydaci wytypowani z II etapu przedstawiani są kierownictwu WIOŚ
w celu podjęcia decyzji o zatrudnieniu.

Pracę możesz rozpocząć od: 2025-12-01

Twoja aplikacja musi zawierać
(dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Kserokopia prawa jazdy kat. B
Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. że kandydat/ka nie pracował/a lub nie pełnił/a służby w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek / kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz
(dokumenty dodatkowe)

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Aplikuj
do 16 listopada 2025

W formie papierowej i w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "ogłoszenie nr 157724"

na adres:

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku
80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293

lub

w formie elektronicznej wyłącznie przez elektroniczną skrzynkę podawczą lub e-Doręczenie. Adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej - skrytki ePUAP: /l8du5do311/skrytka, adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-32472-43829-EJEGW-25.

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

58 309 49 11

lub mailowego na adres: sekretariat@gdansk.wios.gov.pl

Dokumenty należy złożyć do: 16.11.2025
Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego: POMORSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA, TEL. 58 309 49 11, e-mail: sekretariat@gdansk.wios.gov.pl Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku 80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293
Kontakt do inspektora ochrony danych: iodo@gdansk.wios.gov.pl
Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
Informacje o odbiorcach danych: Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku 80-001 Gdańsk, Trakt Św. Wojciecha 293
Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. prawo do usunięcia danych osobowych;
  - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podstawa prawna przetwarzania danych:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane