sekretarz

w Sekcji Organizacji Wydziału Organizacji i Promocji

Liczba stanowisk

Wymiar etatu

Status

koniec naboru

Miejsce pracy

Gdańsk
ul. Oliwska 35

Ważne do

14 października
2022 r.

Nabór zakończony. Wynik naboru dostępny jest TUTAJ

Pracodawca równych szans quote-down

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

Obsługuje korespondencję przychodzącą, w tym drogą elektroniczną oraz przekazuje je do dekretacji Komendanta/Zastępy Komendanta Oddziału z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w celu zapewnienia właściwego obiegu informacji.
Prowadzi terminarz spotkań Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału oraz bierze aktywny udział w ich organizacji, celem zapewnienia właściwego funkcjonowania Komendanta jako terenowego organu Straży Granicznej.
Przyjmuje interesantów z zewnątrz i wewnątrz Oddziału, zgodnie z terminarzem spotkań Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału oraz dziennym harmonogramem przyjęć w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej jego urzędu.
Obsługuje połączenia telefoniczne a w tym przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne oraz udziela niezbędnych informacji na temat funkcjonowania i organizacji Komendy Oddziału.
Bierze udział w organizowaniu krajowych podróży służbowych Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału w zakresie niezbędnym do wystawienia delegacji służbowej, w celu zapewnienia ich właściwego przebiegu.
Opracowuje dokumentację związaną z funkcjonowaniem sekretariatu, w tym projekty decyzji w sprawie zastępowania Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału w czasie jego nieobecności
Rozlicza fundusz reprezentacyjnego Komendanta Oddziału oraz uzgadnia dokumenty księgowe z komórkami Pionu Głównego Księgowego, w celu zapewnienia prawidłowego gospodarowania środkami finansowymi na wydatki reprezentacyjne Komendanta i jego zastępców.
Przyjmuje w czasie nieobecności Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału informacje, a w przypadku spraw pilnych niezwłocznie przekazanie ich właściwemu Zastępcy w celu zapewnienia optymalnej organizacji procesu decyzyjnego.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

Wykształcenie: średnie
Doświadczenie zawodowe co najmniej 6 miesięcy w pracy biurowej,
znajomość MS Office, umiejętność redagowania pism,
znajomość ustawy o służbie cywilnej (z dnia 21.11.2008 r.),
znajomość zasad savoir vivre, komunikatywność, wysoka kultura osobista, asertywność
posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa lub zgoda na udział w procedurze uzyskania dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”,
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

Doświadczenie zawodowe co najmniej 6 miesięcy w prowadzeniu sekretariatu,

ukończony kurs przygotowujący do pracy sekretarki/asystentki
znajomość języka angielskiego

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Jako osoba z niepełnosprawnością nie możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – nie składaj dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wyniósł co najmniej 6%.

Warunki pracy

Praca administracyjno – biurowa, budynek IV piętrowy bez windy, nieprzystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo, praca przy monitorze komputera powyżej 4 godzin dziennie, oświetlenie dzienne i sztuczne.

Dodatkowe informacje

Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „dokumenty i oświadczenia niezbędne”. W związku z powyższym, za kompletne oferty uznaje się oferty, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane: list motywacyjny, CV, oraz oświadczenia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie.

Wynagrodzenie zasadnicze - mnożnik 1,670 – tj. 3393,37 zł brutto + dodatek za wysługę lat.

Twoja aplikacja musi zawierać
(dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
kopia poświadczenia bezpieczeństwa lub oświadczenie o zgodzie na udział w procedurze uprawniającej do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”,
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz
(dokumenty dodatkowe)

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Aplikuj
do 14 października 2022

na adres:

ul.Oliwska 35 , 80-563 Gdańsk

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

58 524 - 21 - 84

Dokumenty należy złożyć do: 14.10.2022
Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Informacja o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych znajduje się na stronie Morskiego Oddziału Straży Granicznej pod adresem:

https://bip.morski.strazgraniczna.pl/s05/ochrona-danych osobowyc/15646,Informacje-ogolne.html

Wzory oświadczeń