CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Osoba zatrudniona na opisywanym stanowisku odpowiada za właściwe wykonywanie zadań archiwum zakładowego i kierowanie pracą osób podległych. Stanowisko stanowi źródło wiedzy fachowej z zakresu archiwizowania dokumentów oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej kat. „BC”. Planuje i uczestniczy w kontrolach w zakresie sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Bieszczadzkim Oddziale Straży Granicznej.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

Praca biurowa w siedzibie urzędu, stanowisko pracy zlokalizowane jest w pokoju biurowym na piętrze poziom  – 1  (słownie minus jeden) w budynku na terenie kompleksu koszarowego Komendy Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej. Budynek przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową, winda. Podstawowe wyposażenie stanowiska to: komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner. Brak oznaczeń dla osób niewidomych. Pomieszczenie higieniczno-sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych. Brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym. Na zewnątrz budynku znajdują się miejsca parkingowe dla pracowników. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin. Wystąpienia publiczne, wysiłek fizyczny, praca związana z obsługą klienta wewnętrznego.

CZAS PRACY: system podstawowy (godz. pracy od 07.30 do 15.30).

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Praca na stanowisku Starszego Inspektora Kierownika Archiwum Zakładowego polega na kierowaniu pracą archiwum zakładowego oraz koordynowaniu i nadzorowaniu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentami do brakowania/zniszczenia znajdującymi się w jednostce organizacyjnej. W tym zakresie zadania wykonywane są samodzielnie, osoba zajmująca stanowisko odpowiada za wykonywanie pracy wg szczegółowego zakres czynności zgodnie z obowiązującymi procedurami w danym zakresie. Częste zmiany w źródłach powszechnie obowiązującego prawa archiwalnego oraz w aktach wewnętrznych jednostki wymagają od pracownika zatrudnionego na stanowisku umiejętności ich analizy i interpretacji oraz systematycznej aktualizacji posiadanej wiedzy. Do osoby zajmującej opisywane stanowisko bardzo często zwracają się osoby zatrudnione w innych komórkach organizacyjnych BiOSG z prośbą o radę i rzetelną, kompetentną wykładnię zagadnień archiwalnych. Realizacja zadań na opisywanym stanowisku wymaga umiejętności współpracy z funkcjonariuszami i pracownikami komórek organizacyjnych BiOSG.  Stanowisko pracy wymaga podejmowania samodzielnych decyzji o sposobie realizacji zadań. Często realizacja zadań wiąże się z przedstawianiem propozycji modyfikacji istniejących procedur/zasad oraz oceną korzyści i ryzyka proponowanych zmian. Wymagana jest umiejętność współtworzenia nowych procedur, zasad, rozwiązań, określania sposobów ich realizacji oraz planowanie ich wdrożenia. Starszy inspektor- kierownik AZ musi wykazywać się kreatywnością i otwartością na nieszablonowe rozwiązywanie spraw wynikających z działalności służbowej zarządzanej przez siebie komórki organizacyjnej. Osoba zatrudniona na powyższym stanowisku musi posiadać umiejętność interpretowania obowiązujących przepisów prawa i dopasowywania ich do bieżących potrzeb ' służbowych. Ponad powyższe, osoba na zajmowanym stanowisku musi posiadać umiejętność zarządzania zasobami ludzkimi, planowania i rozdzielania pracy między podległych pracowników oraz rozliczania ich z wykonania przydzielonych zadań. Niezbędna jest również umiejętność pracy w zespole: współpraca z innymi I pracownikami, dzielenie się wiedzą oraz  informacjami. Zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających pracę zespołu. Pracownik zajmujący dane stanowisko pracy powinien dostrzegać różnice zdań, omawiać problemy i starać się łagodzić konflikty. Konieczna jest asertywność oraz umiejętność przekonywania. Może być wymagana umiejętność konsultacji kwestii drażliwych.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Stanowisko pracy wymaga pełnej samodzielności w realizacji zadań oraz ponoszenia pełnej odpowiedzialności za podejmowane decyzje. W bezprecedensowych sprawach samodzielnie opracowuje i przedstawia przełożonym rozwiązania. Osoba zatrudniona na stanowisku samodzielnie decyduje o organizacji pracy na swoim stanowisku pracy oraz rozdziela zadania wśród podległych osób zatrudnionych w archiwum zakładowym. Jest osobą, wyspecjalizowaną w dziedzinie archiwistyki i stanowi źródło wiedzy fachowej, służy radą oraz opinią prawną z zakresu działalności archiwum zakładowego. Osoba zatrudniona na stanowisku jest uprawniona do przedkładania wniosków i propozycji mających na celu usprawnienie pracy archiwum zakładowego oraz przedstawia wnioski określające zakresy zadań i uprawnień podległych pracowników. Ponadto samodzielnie i z własnej inicjatywy okresowo przeprowadza skontrum zasobu archiwalnego celem porównania stanu ewidencyjnego materiałów archiwalnych ze stanem faktycznym, uporządkowania zbiorów archiwalnych, konserwacji akt oraz zaplanowania fizycznej ochrony materiałów archiwalnych. Pracownik musi umieć samodzielnie rozwiązywać problemy i tworzyć koncepcje pracy. Z uwagi na dużą różnorodność spraw oraz konieczność sprawowania nadzoru merytorycznego nad osobami realizującymi zadania archiwalne w BiOSG pracownik musi posiadać dużą wiedzą w opisywanym obszarze, oraz wykazywać inicjatywą w zakresie dotyczącym usprawnienia pracy Archiwum Zakładowego. Osoba zajmująca opisywane stanowisko samodzielnie przedstawia do akceptacji lub opiniuje projekty aktów wewnętrznych oraz opiniuje protokoły brakowania/zniszczenia dokumentów niearchiwalnych kat. BC ze wszystkich komórek organizacyjnych BiOSG, ponosząc pełną odpowiedzialność za prawidłową klasyfikację dokumentów wyszczególnionych w protokołach brakowania. Opinie wydawane przez pracownika na stanowisku starszego inspektora wpływają na zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu jako organizacji. Stanowisko pracy w sposób istotny wpływa na przygotowanie decyzji przez swój doradczy charakter przejawiający się dostarczaniem wysoko wyspecjalizowanej pomocy opiniodawczej w danej dziedzinie. Podczas wykonywania pracy na stanowisku pracownik musi wykazywać się samodzielnością oraz inicjatywą w działaniu.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

Kilka razy w miesiącu; pracownicy innych Oddziałów Straży Granicznej w celu przekazania lub udzielenia wypisu z materiałów archiwalnych.         

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ:

Wysiłek fizyczny, przykład: przyjmowanie na stan archiwum zakładowego teczek aktowych, porządkowanie zasobów archiwalnych przygotowywanie wydzielonego zasobu archiwalnego wymaganego przekazania do Archiwum SG

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW:

Bezpośrednio kieruje lub koordynuje pracą do 4 pracowników.