sekretarz

Do spraw: obsługi sekretarskiej w Zespole Administracyjno-Gospodarczym, Departament Ochrony Informacji Niejawnych

#administracja publiczna

Pierwszeństwo dla osób
z niepełnosprawnościami

Umowa na czas
określony (np. projektu)

Liczba stanowisk

Wymiar etatu

Status

koniec naboru

Miejsce pracy

Warszawa
Al. Niepodległości 218

Ważne do

22 lutego
2022 r.

Wynagrodzenie
zasadnicze

około 4670,00 zł brutto

Nabór zakończony. Wynik naboru dostępny jest TUTAJ

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

Zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora departamentu i jego zastępców, w tym: organizuje bieżącą działalność dyrektora departamentu, w tym prowadzi kalendarz pracy (umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania i wizyty); przyjmuje interesantów, organizuje spotkania dyrektora departamentu oraz jego zastępców; przyjmuje i realizuje połączenia telefoniczne; przygotowuje projekty decyzji dyrektora departamentu, ewidencjonuje i archiwizuje, a także sporządza wyciągi z tych decyzji; organizuje odprawy, narady i spotkania, w tym przygotowuje pomieszczenia, w których się odbywają; przekazuje pracownikom cywilnym i żołnierzom komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne; obsługuje pocztę elektroniczną, zamyka pisma w systemie informatycznym oraz przekazuje wersje papierowe dokumentów do właściwych kancelarii w celu ich zarchiwizowania.
Sporządza polecenia wyjazdów służbowych, a także innych dokumentów podróży dla żołnierzy zawodowych oraz pracowników departamentu, wydaje dokumenty po zatwierdzeniu przez dyrektora departamentu oraz prowadzi rejestr podróży służbowych. Rozlicza delegacje służbowe dyrektora i zastępców dyrektora departamentu. Dokonuje rezerwacji hoteli oraz biletów kolejowych i lotniczych na potrzeby kierownictwa departamentu.
Monitoruje przejazdy samochodem wykorzystywanym do zabezpieczania służbowych potrzeb transportowych departamentu oraz osób uprawnionych.
Prowadzi rejestr wniosków o wypłatę zwrotu kosztów przejazdu odbytego raz w miesiącu przez żołnierza zawodowego do miejsca zamieszkania członków rodziny i z powrotem, rozlicza koszty przejazdu oraz przekazuje wnioski do komórki finansowej.
Gospodaruje sprzętem znajdującym się w sekretariacie i pomieszczeniach dyrektora departamentu oraz jego zastępców, a także dba o czystość i porządek w sekretariacie i pomieszczeniach przynależnych poprzez koordynowanie pracy personelu pomocniczego.
Dokonuje, w ramach przydzielonego limitu środków finansowych, zakupów z funduszu reprezentacyjnego i okolicznościowego dyrektora i zastępców dyrektora departamentu, opisuje pod względem merytorycznym dowody księgowe oraz przekazuje dokumenty do komórki finansowej.
Opracowuje propozycje do Planu współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej oraz opracowuje projekty sprawozdań z planu współpracy międzynarodowej.
Sporządza zapotrzebowania na prasę krajową i zagraniczną oraz dystrybuuje czasopisma w departamencie.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

Wykształcenie: średnie
Doświadczenie zawodowe - do 1 roku w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub obsługą korespondencji lub na stanowisku asystenckim
Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
Znajomość: ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie danych osobowych, regulaminu organizacyjnego MON, zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, orientacji na klienta, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej, radzenia sobie ze stresem
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Co oferujemy

Ruchomy czas pracy
Indywidualny rozkład czasu pracy
Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
Stołówka pracownicza
Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

Bezzwrotna pomoc materialna w formie finansowej na warunkach określonych w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w MON
Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. 13-tka), dodatek za wysługę lat (od 5% do 20% wynagrodzenia), nagroda jubileuszowa

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami.
Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa
Obsługa komputera
Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich
Wewnątrz budynku: winda towarowa, drzwi przeciwpożarowe, bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich-konieczna asysta innego pracownika
Nie występują uciążliwe/szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy
Permanentna obsługa klientów zewnętrznych - Obsługa interesantów i osób spoza Urzędu zgłaszających się do dyrektora departamentu oraz jego zastępców.

Dodatkowe informacje

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail). Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu.
Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Pracownikowi może być nadany przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień pracowniczy przydział mobilizacyjny - na podstawie art. 59a ust. 2 i 5 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
Weryfikacja spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części "dokumenty i oświadczenia niezbędne". W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
Procedura naboru do korpusu służby cywilnej w MON nie dopuszcza możliwości uzupełnienia aplikacji.
Niezbędnym elementem ofert kandydatów jest adres e-mail.
Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną komisyjnie zniszczone.
Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).

Planujemy następujące metody/techniki naboru:

weryfikacja formalna dokumentów
test wiedzy i test kompetencji (ocena wiedzy merytorycznej i umiejętności wymaganych jako niezbędne)
rozmowa kwalifikacyjna

Twoja aplikacja musi zawierać
(dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających do 1 roku doświadczenia zawodowego w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub obsługą korespondencji lub na stanowisku asystenckim (np. kopie świadectw pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu)
Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniająca do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2019 r. poz. 742 t.j.)
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz
(dokumenty dodatkowe)

Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

Aplikuj
do 22 lutego 2022

W formie papierowej i w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "ogłoszenie nr 92406"

na adres:

Ministerstwo Obrony Narodowej
Biuro Dyrektora Generalnego
Al. Niepodległości 218
00-911 Warszawa

Dokumenty można składać osobiście - Punkt podawczy MON, Al. Niepodległości 218 - wejście od ul. Filtrowej (pn.-pt., w godz. 8.15-16.15). Na kopercie należy zamieścić nr oferty z BIP KPRM

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

(22) 261-840-515, 261-874-955, 261-840-096, 261-874-182

Dokumenty należy złożyć do: 22.02.2022
Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego: Administratorem danych osobowych jest Ministerstwo Obrony Narodowej z siedzibą w Warszawie przy Al. Niepodległości 218.
Kontakt do inspektora ochrony danych: we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem można kontaktować się z administratorem danych na ww. adres.
Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
Informacje o odbiorcach danych: Komisja ds. naboru (aplikacje kandydatów) oraz BIP KPRM, BIP MON, miejsce ogólnie dostępne w urzędzie (w zakresie publikacji wyniku naboru).
Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. prawo do usunięcia danych osobowych;
  - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podstawa prawna przetwarzania danych:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane