Biuro - zdjęcie 2
Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie
00-580 Warszawa Al. J. Ch. Szucha 23
print as PDF
Ogłoszenie nr 129086 / 23.10.2023
Dołącz do nas jako:

inspektor

Do spraw: obsługi kancelaryjnej w Biurze Archiwum i Zarządzania Informacją (BAZI 70/2023)
#administracja publiczna #archiwa/archiwistyka
Pierwszeństwo dla osób
z niepełnosprawnościami
priority for people with disability

Nabór zakończony. Wynik naboru dostępny jest TUTAJ
quote-up Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej quote-down
Czym będziesz się zajmować
Osoba na tym stanowisku:
  • Przyjmuje, odbiera i rejestruje w systemie EOD adresowane do MSZ przesyłki wpływające w formie tradycyjnej i elektronicznej.
  • Rozdziela i przekazuje w systemie EOD i w formie tradycyjnej zarejestrowane przesyłki adresatom i komórkom organizacyjnym wg. ich właściwości regulaminowej.
  • Przyjmuje w systemie EOD przesyłki przygotowane do wysyłki do adresatów zewnętrznych w formie tradycyjne. Uzupełniania w systemie EOD metadane dot. przesyłek wychodzących, generuje książki nadawcze i przekazuje przesyłki do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za spedycję. Wysyła korespondencję w formie elektronicznej.
  • Rejestruje, przyjmuje na stan składu chronologicznego, wypożycza, wyrejestrowuje i przekazuje do archiwizacji zasoby zgromadzone w składzie chronologicznym.
  • Przyjmuje i przekazuje za potwierdzeniem do sekretariatów komórek organizacyjnych lub kancelarii tajnej przesyłki niejawne o klauzuli „zastrzeżone”
  • Obsługuje punkt podawczy. Odbiera korespondencję od operatora pocztowego i przekazuje do kontroli pirotechnicznej
  • Udziela informacji nt. przesyłek, a w razie potrzeby, kieruje je do odpowiednich komórek lub stanowisk pracy.
Kogo poszukujemy
Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)
  • Wykształcenie: średnie
  • Doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok w obszarze administracyjno-biurowym
  • Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnej oznaczonej klauzulą „zastrzeżone” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej.
  • Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
  • Znajomość: zakresu działań komórek organizacyjnych MSZ, praktycznej obsługi komputera i urządzeń biurowych, praktycznej obsługi platformy ePUAP
  • Umiejętność: współpracy, komunikacji, obsługi klientów zewnętrznych.
  • Zorientowanie na osiąganie celów, odporność na stres
  • Dyspozycyjność.
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)
  • Wykształcenie: wyższe lub równorzędne
  • Przeszkolenie z zakresu technik biurowych lub procedury obiegu dokumentów niejawnych
  • Znajomość: systemów elektronicznego obiegu dokumentów, przepisów dot. obiegu dokumentów, ochrony danych osobowych, przepisów dot. postępowania z dokumentami niejawnymi, systemów kancelaryjnych.
Co oferujemy
  • Ruchomy czas pracy
  • Indywidualny rozkład czasu pracy
  • Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
  • Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
  • Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
  • Miejsce do odświeżenia się
  • Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
  • Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
  • Miejsce parkingowe na terenie urzędu
  • Możliwość przyjścia do pracy z dzieckiem
  • Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
  • Dopłaty do żłobka, przedszkola i klubu dziecięcego oraz opieki sprawowanej przez opiekuna dziennego
  • Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
  • Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
  • Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
Dostępność
  • Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
  • Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
    W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.
Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania
zadań:
1. Wysiłek fizyczny.
2. nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).
3. permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele,
przedsiębiorstwa).
4. inne: praca siedząca, monotonna, powtarzalna i wykonywana w trybie ciągłym (8-mio
godzinna praca przed monitorem).
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin
dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie
wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu
biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku –
obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Dodatkowe informacje
  • Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail). Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu.
  • Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
  • Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).
  • Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
  • Nie rozpatrzymy oferty, którą nadałeś po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
  • Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
  • Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
  • Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.
  • Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
  • Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

Inne informacje:
Proponowane wynagrodzenie:
Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto od ok. 3900 PLN do ok. 4600 PLN oraz
dodatek za wysługę lat zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej
(Dz.U. z 2023 r. poz. 1195, 1598– t.j.).
Dziennik Podawczy:
czynny w godzinach 8.15 – 16.15. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.
Oświadczenie lustracyjne lub informacja o złożeniu oświadczenia
lustracyjnego
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r.
do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa
lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy
z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów
bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy
kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
Osoba wybrana do zatrudnienia, która urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r., będzie
zobowiązana do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia
lustracyjnego (według wzoru określonego w nw. ustawie), zgodnie z art. 7 ustawy
z dnia 18 października 2006 roku o ujawnieniu informacji o dokumentach organów
bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2020 r.
poz. 2141 – j.t. z późn. zm.)
Informacje dotyczące kopii dokumentów potwierdzających spełnianie
wymagań
Szczegółowe informacje dotyczące kopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań
niezbędnych oraz dodatkowych znajdują się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MSZ
w zakładce Praca i kariera – Praca w MSZ – Zasady i użyteczne informacje:
https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania
Dokumenty w języku polskim opatrzone podpisem
Wszelkie dokumenty załączane do oferty wystawione w języku obcym winny być
przetłumaczone na język polski.
Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie, a następnie odwzorowane
cyfrowo w przypadku skorzystania z kwestionariusza aplikacyjnego on-line. Dokumenty
złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych
do zatrudnienia będą zniszczone.
Wymogi dotyczące uznania dyplomu studiów wyższych na uczelni
zagranicznej
W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii
potwierdzenia uznania dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej lub
6
nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności
zamieszczone są na stronie NAWA: https://nawa.gov.pl/uznawalnosc/wydawanie-informacjio-zagranicznych-dyplomach
Kontakt:
W ofercie należy podać adres e-mail oraz numer telefonu. Kandydatki/kandydaci
zakwalifikowani będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu
naboru.
Kontakt: Wydział Zarządzania Kompetencjami, tel. +48 (22) 523 87 51 email:
rekrutacja@msz.gov.pl
Informacja o pracodawcy:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są
rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość,
przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje
seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

notice icon 1

Twoja aplikacja musi zawierać

(dokumenty niezbędne)

  • CV
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
  • Kwestionariusz aplikacyjny on-line znajdujący się na stronie https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=33038a55a7 614477bf4ecc5d1c4eeb87 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera – Nabór do MSZ – Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/naboryuzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania
  • Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki.
  • Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 1944- 1990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później).
  • Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
  • Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
notice icon 2

Dołącz, jeśli posiadasz

(dokumenty dodatkowe)

  • Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia.
calendar icon

Aplikuj

do 15 listopada 2023

na adres:
Kwestionariusz aplikacyjny on-line (preferowany)
lub
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Biuro Spraw Osobowych
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa
z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: BAZI 70/2023
Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:
tel. +48 (22) 523 87 51
  • Dokumenty należy złożyć do: 15.11.2023
  • Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
  • Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze
Przetwarzanie danych osobowych
    DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

    Dane osobowe - klauzula informacyjna
    Informacja dotycząca przetwarzania przez MSZ danych osobowych kandydatów biorących
    udział w procesie rekrutacji na stanowiska w służbie cywilnej, stanowiąca realizację obowiązku
    określonego w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
    27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
    osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
    4
    95/46/WE (RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., s. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018
    r., s. 2).
    1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych osób biorących
    udział w naborze jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J.
    Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa.
    2. Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje
    swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw
    Zagranicznych i placówkach zagranicznych, Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, adres email: iod@msz.gov.pl.
    3. Dane osobowe są przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na
    wybrane stanowisko w służbie cywilnej:
    1) w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wskazanym w art. 221 § 1 pkt. 1 – 3
    Kodeksu Pracy,
    2) w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wskazanym w art. 221 § 1 pkt. 4 – 6
    Kodeksu Pracy,
    3) w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO w zakresie danych niezbędnych do
    weryfikacji kryteriów wskazanych w art. 4 ustawy o służbie cywilnej,
    4) w oparciu o art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie wskazanym w art. 28 ust. 2b ustawy z dnia
    21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej,
    5) w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit a RODO, tj. na podstawie zgody w
    zakresie danych nie objętych przepisami prawa, które kandydat przekazał z własnej
    inicjatywy.
    4. Podanie danych osobowych wskazanych w przepisach prawa jest niezbędne, aby
    uczestniczyć w postepowaniu rekrutacyjnym. Konsekwencją ich niepodania będzie brak
    możliwości udziału w naborze na stanowisko, którego dotyczy ogłoszenie. Podanie innych
    danych osobowych wykraczających poza zakres wskazany w przepisach prawa zostanie
    potraktowane jako zgoda na ich przetwarzanie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, zaś
    zgodę można odwołać w dowolnym czasie, poprzez przesłanie stosownej informacji na
    adres e-mail: rekrutacja@msz.gov.pl. W przypadku zgody na przetwarzanie danych
    osobowych szczególnych kategorii, musi być ona wyrażona w sposób wyraźny. Wycofanie
    zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie
    zgody przed jej wycofaniem.
    5. Dane osobowe zawarte w protokole naboru obejmujące do pięciu najlepszych kandydatów
    będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, a następnie
    przechowywane w celach archiwalnych przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami ustawy z dnia
    14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164)
    oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy. Dane
    pozostałych kandydatów oraz dane zamieszczone w przesłanych dokumentach zostaną
    usunięte bezpośrednio po zakończeniu naboru lub po 3 miesiącach od jego zakończenia.
    6. Dane osobowe mogą być udostępniane osobom i podmiotom trzecim uprawnionym do
    dostępu do nich na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności
    imion i nazwisk kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne w zakresie określonym w
    ogłoszeniu o naborze oraz wyniku naboru, stanowiącym informację publiczną. Odrębną
    kategorię odbiorców mogą stanowić podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie
    Administratora, w szczególności dostawcy usług IT.
    7. Uprawnienia przysługujące osobom, których dane dotyczą:
     prawo do dostępu do treści swoich danych;
     prawo do żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe;
     prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli była ona
    podstawą przetwarzania;
    5
     prawo do usunięcia danych, w szczególności, jeżeli przetwarzanie danych opiera się na
    zgodzie, w myśl art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO lub dane osobowe są
    przetwarzane niezgodnie z prawem;
     prawo do ograniczenia przetwarzania danych, w sytuacjach i na zasadach wskazanych
    w art. 18 RODO.
    8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał
    wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób
    istotnie na nią wpłynąć, w tym nie będą poddawane profilowaniu.
    9. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu
    Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wytworzył/odpowiada: Dyrektor Generalny

Jednostka organizacyjna: Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

Udostępnił: Beata Grabowska

Komórka organizacyjna: Biuro Spraw Osobowych

Wprowadzono: 23.10.2023

Strona używa plików cookies, aby ułatwić Tobie korzystanie z serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza wyrażenie zgody. Więcej informacji w Polityce prywatności.

×