Główny Inspektorat Ochrony Środowiska w Warszawie

02-362 Warszawa ul. Bitwy Warszawskiej 1920r. 3

Ogłoszenie nr 116393 / 23.02.2023

Dołącz do nas jako:

główny specjalista

Do spraw: koordynacji czynności kancelaryjnych, utrzymania i rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EZD) w Wydziale Organizacji i Archiwum w Biurze Dyrektora Generalnego

Pierwszeństwo dla osób
z niepełnosprawnościami

Liczba stanowisk

Wymiar etatu

Status

koniec naboru

Miejsce pracy

Warszawa
ul. Bitwy Warszawskiej 1920r. 3

Ważne do

7 marca
2023 r.

Nabór zakończony. Wynik naboru dostępny jest TUTAJ

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

Bierze udział w określeniu kierunków rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz proponuje zmiany i modyfikacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów; tworzy projekty procedur i regulacji wewnętrznych w tym zakresie.
Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie posługiwania się systemem EZD, prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych w systemie EZD i poza nim ( w porozumieniu z archiwistą zakładowym), szczególnie w zakresie właściwego doboru klas z wykazu akt, zakładania spraw, kompletowania akt spraw oraz zawartości i nazywania dokumentów w ramach koszulek/spraw w systemie EZD od momentu wpływu do czasu archiwizacji oraz prowadzi kontrole w tym zakresie.
Raportuje o nieprawidłowościach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD (w porozumieniu z archiwistą zakładowym).
Koordynuje obsługę dokumentacji nieelektronicznej zgromadzonej w składach chronologicznych oraz informatycznych nośników danych gromadzonych w składach elektronicznych nośników danych ( w siedzibie w Warszawie oraz w placówkach zamiejscowych).
Monitoruje przekazywanie dokumentacji do modułu archiwum systemu EZD w trybie i na warunkach określonych w Instrukcji archiwalnej, prowadzi konsultacje w tym obszarze oraz współpracuje z Archiwum Państwowym w zakresie przekazywania dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne.
Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie zasad archiwizacji dokumentów elektronicznych kluczowym użytkownikom systemu EZD oraz udziela merytorycznych odpowiedzi na zgłoszenia spływające na przypisany adres mailowy.
Bierze udział w opracowywaniu i generowaniu sprawozdań i informacji dotyczących systemu EZD.
Przeprowadza szkolenia, instruktaże, warsztaty, spotkania informacyjne dla kluczowych użytkowników w zakresie działania systemu EZD.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

Wykształcenie: wyższe
Doświadczenie zawodowe co najmniej 5 lat praca w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym 2 lata pracy w zakresie wsparcia użytkowników lub/i zarządzania systemem informatycznym klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją)
Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z przepisami wykonawczymi.
Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Znajomość oraz umiejętność stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW)
Umiejętność obsługiwania się pakietem MS OFFICE
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

Wykształcenie: wyższe magisterskie
Doświadczenie zawodowe co najmniej 2 lata w archiwum państwowym/zakładowym lub w prowadzeniu szkoleń/instruktaży w zakresie obsługi EZD PUM

Ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia
Ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia

Co oferujemy

Ruchomy czas pracy
Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

- praca przy komputerze,

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- budynek i pomieszczenia urzędu nie są dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich;

- w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy są zróżnicowane, mogą nie być dostosowane do wymagań osób niepełnosprawnych.

Dodatkowe informacje

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).
Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów. Przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie oryginałów tych oświadczeń (do wglądu).
Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).
Nie rozpatrzymy oferty, którą nadałeś po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.
Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

INNE INFORMACJE:

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Dokumenty można składać:

- w formie papierowej na adres urzędu lub osobiście w kancelarii GIOŚ

- w formie elektronicznej za pośrednictwem: Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e PUAP) albo poczty elektronicznej na adres rekrutacje@gios.gov.pl. W przypadku przesyłania dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej należy przesłać skany własnoręcznie podpisanych oświadczeń

Kandydatki/kandydaci, którzy składają dokumenty za pośrednictwem poczty elektronicznej, dopuszczeni do udziału w naborze, są zobowiązani dostarczyć oryginały własnoręcznie podpisanych oświadczeń najpóźniej w dniu rozmów kwalifikacyjnych.

Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni o kolejnych etapach naboru telefonicznie lub e-mailem.

Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone po zakończeniu procedury naboru.

Z wybranym kandydatem podpisana zostanie umowa o pracę na czas określony.

UWAGA: Główny Inspektorat Ochrony Środowiska zaprasza do udziału w rekrutacji również osoby niepełnosprawne.

Aplikując oświadczasz, że znana ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr. tel.22 369-17-64.

Twoja aplikacja musi zawierać
(dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz
(dokumenty dodatkowe)

Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Kopie dokumentów potwierdzających odbycie kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia
Kopie dokumentów potwierdzających odbycie kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia

Aplikuj
do 7 marca 2023

na adres:

Główny Inspektorat Ochrony Środowiska
ul. Bitwy Warszawskiej 1920r. 3
02-362 Warszawa
z dopiskiem: „49/BDG/WAO/2023"
lub na adres mailowy: rekrutacje@gios.gov.pl
z dopiskiem: „49/BDG/WAO/2023"

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

22 369-17-36, 22 369-17-64

Dokumenty należy złożyć do: 07.03.2023
Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego: Główny Inspektor Ochrony Środowiska, ul. Bitwy Warszawskiej 1920r. 3, 02-362 Warszawa.
Kontakt do inspektora ochrony danych: iod@gios.gov.pl
Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
Informacje o odbiorcach danych: dane osobowe mogą być ujawniane innym podmiotom na podstawie przepisów prawa.
Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. prawo do usunięcia danych osobowych;
  - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podstawa prawna przetwarzania danych:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane